Presentación
La redacción administrativa hoy en día es muy importante en la sociedad ya que con esta nos desenvolveremos en el ámbito laboral, ya sea en empresas privadas o públicas. Al terminar esta lectura no solo sabrá cómo redactar estos documentos administrativos sino también sabrá cuando emplearlos y qué se necesita para su entrega.
ETIMOLOGÍA Y CONCEPTO:
La palabra redactar proviene del latín ¨redactum¨, que significa copilar o poner en orden, es decir, consiste en expresar por escrito los conocimientos ordenados con anterioridad.
Por redacción se entiende todo escrito que haya sido realizado por una persona sobre un determinado tema
Redactar es un proceso de composición para elaborar escritos de diferentes contextos, pueden ser: personales, sociales, culturales, profesionales, etc. Esta redacción requiere, luego de seleccionar el tema, adecuación, coherencia, cohesión, y corrección gramatical.
Adecuación: es la propiedad del texto que tiene que ver con la ocasión y a las personas a la que va dirigido, como su nombre lo dice es adecuar la redacción variando la dialéctica.
Coherencia: se relaciona con la información relevante e irrelevante del tema, la cual debe estar organizada y estructurada de una manera determinada.
Cohesión: es la conexión de las diferentes frases entre sí, cuya función asegura la interpretación de cada frase con relación a las demás y el significado global del texto. Algunas palabras de cohesión son: así pues, vale la pena decir, en otras palabras, etc.
Corrección gramatical: para desarrollar esta acción se hace uso de los conocimientos gramaticales de fonética y ortografía, morfosintaxis y léxico entre otras. La fonética tiene que ver con la pronunciación, la ortografía con la escritura. La morfosintaxis con la combinación adecuada de palabras y el léxico con el vocabulario.
CLASIFICACIÓN:
La clasificación se da por el grado de formalidad.
INFORMAL: usa lenguaje llano, popular y coloquial. En ellas se encuentran la redacción personal y la redacción familiar.
FORMAL: sigue procedimientos y normas establecidas. En ella se encuentran:
LA REDACCIÓN CIENTÍFICA:
Tipo de redacción que debe reunir las siguientes características: precisión, brevedad y claridad.
LA REDACCIÓN PERIODÌSTICA:
Es la escritura correcta de textos a través del estudio de unos determinados signos ordenados en una unidad de pensamiento con el fin de transmitir información de interés general. Es una materia esencial para el comunicador social-periodista. El profesional de la comunicación social debe poseer los elementos fundamentales de redacción periodística para poder elaborar textos sencillos y complejos. La asignatura se aborda desde la gramática, la teoría lingüística, el concepto de las tipologías textuales y el periodismo.
LA REDACCIÓN JURÍDICA:
Es expresar por escrito un suceso o un pensamiento cualquiera, respecto de conductas relacionadas con las normas obligatorias que regulan la vida del hombre en sociedad, establecidas o admitidas por la autoridad competente. Se emplea en la redacción de leyes, derechos, y reglamentos. Usado por autoridades gubernamentales.
LA REDACCIÓN ADMINISTRATIVA:
Consiste en la elaboración de documentos de carácter oficial, empleados comúnmente por las empresas o entidades en su afán de comunicar disposiciones o acuerdos a sus trabajadores u otras entidades.
EL OFICIO:
CONCEPTO:
Es un documento de carácter oficial que se utiliza en los organismos del sector público y por extensión en algunas instituciones educativas, culturales, sociales y deportivas que no dependen del estado. El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial a las autoridades de más alta jerarquía; por lo tanto el oficio no puede ser usado a título personal, sino en representación de una entidad o institución, o en mérito a un cargo directivo que se ocupa, por ejemplo lo usan los directores de los ministerios, los rectores, vicerrectores, decanos, jefes de departamento de las universidades; los directores de los centros educativos, etc.; y no así los trabajadores administrativos ni los profesores de aula o de asignatura que no desempeñan algún cargo directivo.
ÁREA DE DIFUSIÓN:
El oficio se difunde en dos niveles; a nivel externo, es decir, fuera de una institución; y a nivel interno, dentro de ella. A nivel externo, establece comunicación con personas ajenas a la entidad, especialmente con aquellas que ocupan cargos directivos, y a nivel interno, enlaza a los que desempeñan funciones de dirección dentro de una entidad o institución.
PARTES:
El oficio tiene las siguientes partes obligatorias:
1. Membrete (nombre de la institución o entidad que envía el oficio)
2. Lugar y fecha
3. Código (hace referencia al tipo y al número de oficio que se expide)
4. Destinatario
5. Asunto (tema a tratar)
6. Texto (desarrollo del asunto)
7. Antefirma
8. Firma, posfirma y sello
9. "con copia" (c.c.)
10. Pie de página
Y las siguientes complementarias:
1. Nombre del año (obligatorio únicamente en los oficios de circulación externa)
2. Anexo (opcional, en caso de enviar algún documento adjunto).
CLASES:
Distinguimos dos clases de oficios: simple y múltiple.
1. Oficio simple: conocido comúnmente solo con el nombre de "oficio", se emplea para comunicar disposiciones, consultar, responder, remitir documentos u objetos, realizar gestiones, presentar personas, participar la realización de actividades, coordinar acciones, transcribir documentos y para proporcionar cualquier otra información a un solo destinatario, que viene a ser la persona, dependencia o institución que se nomina en la parte llamada "destinatario"
2. Oficio múltiple: el oficio múltiple se utiliza para comunicar disposiciones o cualquier otra información simultáneamente a varios destinatarios y todos ellos son tratados en igualdad de condiciones, además dentro de sus características principales se encuentran la de llevar en el código la denominación de "oficio múltiple"; mantener la misma numeración para todos los ejemplares; dejar en blanco el espacio correspondiente al destinatario, con la única mención del tratamiento "señor" o "al"; usa "distribución" en lugar de "con copia"; el texto del oficio múltiple debe de redactarse en tercera persona singular (Ud. en lugar de Uds.)
FACULTAD PARA FIRMAR LOS OFICIOS:
Los oficios de circulación externa solo los puede firmar la máxima autoridad de la institución. En caso de enviar un oficio fuera de la institución los que dirigen órganos internos pueden redactarlos en nombre suyo y firmarlos.
Los oficios de circulación interna son firmados por los que desempeñan cargos directivos de la institución.
MODELO:
"AÑO DE LA REFORESTACIÓN:
CIEN MILLONES DE ÁRBOLES"
1) UNIVERSIDAD NACIONAL
SAN CRISTOBAL DE HUAMANGA
2) Ayacucho, mayo 15 de 1997
3) OFICIO Nº 054-97-UNSCH-FCA
4) Señor: Ing. Julio Mendoza Sotomayor.
Decano de la Facultad
de Agronomía de la Universidad
Nacional Agraria de la Molina
LIMA
5) Asunto: Invitación Ponente "I Seminario Nacional
sobre el Cultivo de la Papa"
6) Es grato hacer de su conocimiento que la Facultad que tengo el honor de dirigir ha organizado el "I Seminario Nacional sobre el Cultivo de la papa" que se realizará en esta localidad, entre el 27 y 30 de junio del presente año.
Conocedor de su brillante trayectoria profesional y de sus trabajos de investigación sobre el cultivo del tubérculo en referencia, me permito invitarlo a participar en dicha actividad como ponente con el tema: "Mejoramiento de Papas en el Perú", el día 28 de junio, a las 18 horas, en el paraninfo de esta casa superior de estudios. Sus pasajes y sus gastos de estadía en esta ciudad, serán sufragados por nosotros.
En espera de su amable respuesta y con la seguridad de contar con su valiosa participación, aprovecho la oportunidad para hacerle llegar el saludo de los miembros de la Facultad a mi cargo y del mío propio.
7) Atentamente.
8) Ing. CÉSAR MONTOYA CANALES
Decano de la Facultad de
Ciencias Agrarias
9) c.c.:
Centro Proy. Social
Archivo
10) CMC/jhg.
La Solicitud
CONCEPTO:
También llamada instancia, la solicitud es un documento escrito que va dirigido a un organismo público o a una autoridad a los que se pide algo o ante los que se plantea una reclamación con la exposición de los motivos en los que se basan.
La solicitud se redacta en una hoja A4. A veces las solicitudes van acompañadas de requisitos que exigen las instituciones. Dichos requisitos pueden ser: certificados, constancias, recibos, declaración jurada, fotografía, ¨currículo vitae¨, etc. Por ejemplo, cuando se solicita el certificado de estudio se adjunta el recibo de pagos.
ÁREA DE DIFUSIÓN:
La solicitud también se difunde tanto en la administración pública como en la privada. En ambos casos el que presenta la solicitud lo hace como persona natural con derechos y responsabilidades individuales, al margen del cargo que podría desempeñar en una institución o fuera de ella.
PARTES:
1. Sumilla: asunto.
2. Destinatario:
Nombre y Apellidos
Cargo
Lugar donde ejerce su cargo.
3. Presentación:
Datos personales, incluido el DNI
4. Texto: fundamentación y pedido:
5. Lugar y fecha:
6. Firma y posfirma.
Y de los siguientes complementarios:
Anexo.
Con copia.
CLASES:
1. Solicitud individual: sirve para gestionar la atención de un derecho en forma individual. Si una medida administrativa afecta a dos o más personas por igual, estas deben presentar su solicitud por separado.
2. Solicitud colectiva: se utiliza para pedir la atención de un derecho que se considera de interés colectivo. Recibe el nombre de ¨memorial¨.
FACULTAD PARA FIRMAR LAS SOLICITUDES:
Esta facultad la poseen todas las personas mayores de 18 años y los representantes legales a nombre de sus representados.
Aquellas personas que son menores de 18 años ejercen su derecho de petición por el intermedio de sus padres o apoderados.
MODELO:
1) "SOLICITA CERTIFICADO
DE TRABAJO"
2) SEÑOR DIRECTOR REGIONAL DE MINERÍA
3) Miguel Ángel Grados Pando, con el LE Nª 24098798 y domicilio en el Jr. Chota 237 de esta ciudad, ante Ud. con el debido respeto me presento y expongo:
Que por convenir a mis intereses, solicito a Ud. se me otorgue, por la dependencia correspondiente, un certificado de los servicios que presté en esa Dirección Regional como Jefe de la Unidad de Plantillas, Grado IV., Subgrado 1, durante dos años : del 02 de enero de 2000 al 31 de diciembre de 2009.
POR LO EXPUESTO:
Es justicia que espero alcanzar
4) Cerro de Pasco, 11 de enero de 2010
5) Miguel Ángel Grados Pando
El Memorando
CONCEPTO:
Es un documento simplificado de uso muy difundido en organismos del estado y las del sector privado ya que es flexible, practico, breve y directo.
Los documentos más usados en la administración pública son el oficio y el memorándum, pero hay instituciones que se delimitan al usar el oficio para su comunicación externa y el memorando para la interna. Este último por ser un documento de vasta utilización, algunas instituciones mandan a imprimir formatos de memorandos para facilitar su redacción.
ÁREA DE DIFUSIÓN:
El memorando es un documento de carácter interno, porque solamente se difunde dentro de la institución.
Este memorando se usa al margen de nivel o jerarquía. Por ejemplo: entre la secretaria y el gerente, entre el director y un profesor de un colegio, etc.
PARTES:
1. Lugar y fecha.
2. Código.
3. Destinatario.
4. Asunto.
5. Texto.
6. Antefirma.
7. Firma y posfirma.
8. ¨con copia¨
9. Pie de página.
Y los siguientes complementarios:
Membrete.
Nombre del año.
Destinator (persona que envía el documento).
Referencia.
Sello (obligatorio para los que lo tienen).
Anexo.
CLASES:
1. Memorando simple: se utiliza para comunicar disposiciones; remitir, pedir o transcribir documentos; dar a conocer realización de actividades o ejecución de tareas en general a un solo destinatario.
2. Memorando múltiple: se usa para dar a conocer disposiciones o cualquier otra información en forma simultánea a varios destinatarios.
FACULTAD PARA FIRMAR EL MEMORANDO:
Esta facultad la poseen todos los servidores de una institución sin discusión alguna.
MODELO:
1) Chosica, 02 de Julio de 1997
2) MEMORANDO Nº 117-97-DIR
3) Señor : Prof. VICENTE VARGAS PALOMINO
Subdirector
4) Asunto : Remisión nómina alumnos matriculados.
5) Agradeceré a Ud. tenga a bien remitir inmediatamente a esta Dirección la nómina de alumnos matriculados al Plantel durante el presente año escolar, para su envío urgente a la USE 10, bajo responsabilidad.
6) Atentamente.
7) Prof. JUAN SOTO ESCOBAR
Director
8) C.c: Archivo.
9) JSE/rag.
La Carta
CONCEPTO:
Es un documento de carácter privado que se utiliza en las entidades que no dependen del estado y entre personas naturales para tratar diversos asuntos de interés en común relacionados con el campo administrativo, legal, comercial, cultural, social, familiar o amical.
ÁREA DE DIFUSIÓN:
Se difunde en:
Las empresas y demás entidades, estableciendo comunicación a nivel externo, o sea, con otras entidades ajenas a ellas.
Entre personas naturales para que se comuniquen entre sí y con las empresas públicas o privadas.
PARTES:
1. Membrete.
2. Lugar y fecha.
3. Código.
4. Destinatario.
5. Asunto.
6. Texto.
7. Antefirma.
8. Firma y posfirma (sello si hubiera).
9. ¨con copia¨.
10. Pie de página.
Y las siguientes complementarias:
Nombre del año.
La línea de atención.
Referencia.
Vocativo.
Anexo.
CLASES:
1. Por el número de destinatarios:
Carta simple: solo tienen un destinatario
Carta circular: tienen más de un destinatario.
2. Por el tema que tratan:
Carta administrativa: trata asuntos de carácter administrativos en las empresas e instituciones.
Es un documento por el cual una persona otorga poder a otra para que la represente en un acto o varios.
El apoderado puede renunciar a la representación conferida por el poderdante en cualquier momento mediante comunicación cursada a él (carta de renuncia).
El poder conferido puede ser revocado en cualquier momento por el poderdante utilizando el mismo medio.
Carta comercial: usadas por las empresas y personas para tratar asuntos comerciales.
Carta notarial: se firma con el remitente legalizado por notario público.
Carta familiar: trata según la familia y sus intereses.
3. Otros tipos:
Carta poder: requiere tratamiento referenciado de la carta notarial, porque a veces necesita la intervención de notario público y otras no.
Carta con carácter de declaración jurada: carta simple que se presenta a las entidades del sector público con el propósito de cumplir ciertas exigencias legales.
Carta-Solicitud de empleo: es un documento mixto, por su forma es una carta y por su contenido se parece a una solicitud. Se utiliza cuando se quiere dirigir a una empresa pública para ser considerado como postulante para cubrir una plaza de algún empleo.
FACULTAD PARA FIRMAR LA CARTA:
La poseen todas las personas naturales y los representantes legales de entidades privadas.
MODELO:
1) REPRESENTACIONES CAPPELLETTI
Av. República de Panamá 1255
Telf. 4552378 fax 4897687
Lima 13 - PERU
2) Lima 13 de febrero del 2008
3) CARTA Nº 006-97
4) Señora
Gumersinda Guerrero González.
Jirón Padua 304
AYACUCHO
5) Asunto: Remisión pedido telefónico.
6) Es grato dirigirnos a usted para hacer de su conocimiento que su pedido telefónico del día 12 del presente ha sido enviado el día de ayer por medio de la Empresa de Transportes Los Libertadores S.A y esperamos que pueda recibirlo a la brevedad posible a su entera satisfacción.
Sin otro particular y como siempre a la espera de sus gratas órdenes, nos despedimos hasta otra oportunidad.
7) Atentamente.
8) JOSE ALVARADO RISCO
Gerente general
9) c.c.: Almacén
Archivo.
10) JAR/nfe.
El Informe
CONCEPTO:
El informe es un documento por el cual se hace conocer el avance o culminación de acciones encomendadas o la ocurrencia de hechos considerados de interés. Por ejemplo, los profesores presentan informe sobre el avance de su presentación curricular; un ingeniero, sobre la ejecución de una obra; un trabajador de una tienda comercial, sobre las ventas efectuadas en una semana; de igual manera una secretaria puede enviar un informe, por propia iniciativa de su máquina de escribir; o el presidente de una comisión investigadora puede hacer lo propio sobre los resultados de la investigación que ha realizado su comisión.
ÁREA DE DIFUSIÓN:
El informe es un documento que se difunde solamente dentro de una institución o empresa. Relaciona al subordinado con su superior y al jefe de una dependencia con otro de su mismo nivel.
PARTES:
El informe posee las siguientes partes:
1. Lugar y fecha
2. código
3. destinatario
4. asunto
5. texto
6. antefirma
7. firma y posfirma
8. "con copia"
9. pie de página
CLASES:
Existen diferentes criterios para clasificar a los informes. Por ejemplo, en la Policía Nacional del Perú los dividen en administrativos y policiales, en base al asunto que tratan. Nosotros, tentativamente, los clasificamos en ordinarios, extraordinarios y técnicos, teniendo en cuenta a las personas que los emplean, la rigidez que observan en su redacción y la regularidad con la que se presentan.
INFORME ORDINARIO:
El informe ordinario lo usan los que desempeñan cargos para informar a sus superiores sobre el avance de acciones programadas.
El informe sirve para evaluar el desarrollo de acciones previstas, porque proporciona información sobre el porcentaje de avances en periodos determinados y sobre las condiciones en las que se ejecutan dichas acciones.
Además, el informe ordinario constituye un verdadero documento de trabajo, porque también sirve para formular proyectos, resúmenes, cuadros estadísticos, comparaciones, etc. Por eso, toda información que suministre debe ser fría, objetiva e imparcial.
CARACTERÍSTICAS:
a) Es regular y rígido. Regular, porque se remite periódicamente, cada vez que transcurre el lapso fijado de antemano; y rígido, porque se estructura bajo determinados lineamientos dados también con anticipación.
b) El informe ordinario puede ser diario, semanal, quincenal, mensual, bimestral, trimestral o semestral.
d) Por lo general es numerado.
e) La mayoría lleva titulo y es enviado con oficio o memorando de revisión.
INFORME EXTRAORDINARIO:
El informe extraordinario lo usan los que desempeñan cargos, los responsables o miembros de comisiones (tengan o no responsabilidad directiva) o cualquier otro servidor para comunicar a sus superiores asuntos diversos de trabajo.
CARACTERÍSTICAS:
a) Es irregular y flexible; es decir, no se fijan periodos estrictos para su remisión ni normas rígidas para su redacción.
b) Los informes extraordinarios se envían a pedido de la autoridad y/o cuando es necesario comunicar algún avance o culminación de alguna tarea encomendada, haya o no petición del superior.
c) Pueden ser numerados o no. La numeración de los informes extraordinarios es obligatoria solo si el remitente desempeña cargo administrativo.
d) Son enviados directamente, sin oficio ni memorando de remisión.
e) No llevan titulo.
EL INFORME TECNICO:
CONCEPTO:
El informe técnico es aquel que informa las acciones que se han ejecutado en el cumplimiento de la misión encomendada y es usado por los especialistas.
El informe técnico se redacta solamente cuando lo solicita la autoridad competente. Es un documento instructivo. Ilustra, suministra elementos de juicio, orienta las acciones de la autoridad, particularmente en el tratamiento, esclarecimiento o solución de problemas o hechos delicados que requieren conocimientos especializados. Es un instrumento valioso para la toma de decisiones. Es elaborado por uno o más especialistas.
CARACTERÍSTICAS:
a) En el código lleva "informe técnico" como nombre del documento.
b) Usa obligatoriamente "referencia".
c) Es numerado.
d) El que lo firma lo hace con su respectivo sello de colegiatura.
SUBTITULOS DEL TEXTO DEL INFORME TÉCNICO
El texto del informe técnico puede comprender los siguientes subtítulos:
a) Introducción: que especifica el motivo o las razones que impulsan a la redacción del informe.
b) Antecedentes: que ofrece una breve historia de cómo de suscitan los actos o hechos que se estudian.
MODELO:
1) Ayacucho, 03 de setiembre de 1997
2) INFORME Nº 047-97-UQ
3) Señor : Ing. NÉSTOR PARAVICIO RUBIO
Jefe Zonal 1 - Ayacucho
4) Asunto : Accidente del guardián de la represa Chiara.
5) Tengo el agrado de dirigirme a Ud. para informarle lo siguiente:
El día de ayer, en el viaje de inspección que realizamos a la represa de Chiara, nos enteramos que el señor Amador Pillaca Bautista, guardián de la mencionada represa, había sufrido un accidente el día anterior, en horas de la madrugada, en circunstancias que cruzaba el canal de conducción, después de haber abierto la bocatoma de dicha represa.
Razón por la cual conviene que el despacho de su cargo disponga su traslado inmediato al Área Hospitalaria de esta ciudad.
Es cuanto informo para los fines consiguientes.
6) Atentamente.
7) Ing. TORIBIO RIVERA LOAYSA
Jefe Unidad de Operación
8) c.c.:
Guardián represa de Chiara
Archivo
9) TRL/htf.
El Contrato
CONCEPTO:
Es un documento que contiene los acuerdos a los que han llegado dos o más personas, para crear, regular, modificar o extinguir una relación jurídica patrimonial. Por ejemplo, para la compraventa de un terreno, alquilar un local o prestar servicios profesionales.
El contrato es de cumplimiento obligatorio, porque su contenido responde a la voluntad común de las partes, sin presión. Pero solo obligan cuando se hayan expresados en ellos.
El contrato, en pocas palabras, es la legalización y formalización de un pacto de dos a más personas con un fin determinado.
ÁREA DE DIFUSIÓN:
Generalmente el contrato se redacta en original con una copia; una para cada parte, si hay mas partes se reproducen mas copias.
El contrato es un documento privado que solo si es necesario, como en una denuncia por incumplimiento de este, se le da carácter de público.
PARTES:
Partes obligatorias:
1. Titulo (se escribe la clase de contrato que es).
2. Texto.
3. Lugar y fecha.
4. Firma y posfirma de las partes contratantes.
5. Pie de página.
Las complementarias:
1. Membrete.
2. Nombre del año.
3. Sello redondo.
4. Anexo.
5. Legalización de notario público.
CONTRATOS MÁS USADOS:
CONTRATO DE ARRENDAMIENTO:
Mediante este contrato el arrendador se ve obligado a ceder temporalmente al arrendatario un mueble o inmueble por el pago de una renta o alquiler.
CONTRATO DE COMPRAVENTA:
Es aquel por el cual el vendedor se obliga a transferir la propiedad de un bien al comprador; quien a su vez, se ve obligado a pagar un precio por este.
CONTRATO DE OBRA:
En este caso el contratista se obliga a realizar una obra y el comitente se compromete a pagarle una retribución.
Se llama ¨comitente ¨ a la persona que jurídicamente contrata a otra.
CONTRATO DE LOCALIZACIÓN DE SERVICIOS:
En este el locador se obliga a prestar sus servicios al ¨comitente¨ por un determinado tiempo para un trabajo determinado, a cambio de recibir una retribución.
Este contrato es factible para cualquier tipo de servicios, pueden ser materiales como intelectuales.
CONTRATO DE TRABAJO:
El trabajador se obliga a prestar sus servicios al empleador, a cambio de una remuneración en dinero.
En este contrato se conjugan tres voluntades: la del trabajador, que se obliga a prestar sus servicios; el empleador, que se obliga a remunerar estos servicios; y la del estado, que fija las condiciones de trabajo y regula las relaciones entre las partes.
MODELO:
1) PRÓRROGA DE CONTRATO DE ARRENDAMIENTO
2) Conste por el presente documento, que se suscribe por duplicado, la prórroga de contrato de arrendamiento que celebran, de una parte, el Señor Feliciano Villanueva Cueva, identificado con el DNI 75687812, con domicilio en el Jr. Puno 246 de esta ciudad, quien en adelante se denominará arrendador; y de otra, el Señor Juan Terrazas Palomino, identificado con el DNI 89456123 y domiciliado en la Av. Angamos 674 de esta localidad, quien en adelante se llamará arrendatario, en los términos y condiciones siguientes:
PRIMERO: El arrendador y el arrendatario se han puesto de acurdo en prorrogar, por medio de este documento, el contrato de arrendamiento que firmaron el 01 de Enero del 2008, copia del cual se adjunta al presente.
SEGUNDO: La prorroga de contrato que se ha convenido es por el lapso de un año, a partir del 01 de enero del 2009, pudiendo ser asimismo prorrogado, previo acuerdo entre las partes.
TERCERO: La merced conductiva que se compromete a pagar el inquilino durante la vigencia de esta prórroga es de SEISCIENTOS CINCUENTA NUEVOS SOLES (S/. 650.00) mensual, a cancelarse cada fin de mes, sin necesidad de notificación alguna.
CUARTO: En el momento de la firma de este documento, el arrendatario entrega al propietario la suma de UN MIL NOVECIENTOS CINCUENTA NUEVOS SOLES (S/. 1,950) como garantía, que deberá ser devuelta o considerada como pago de tres mensualidades, tal como se indica en el numeral cuarto del contrato primigenio.
QUINTO: Las demás clausulas del contrato primigenio siguen siguientes.
Estando de acuerdo con la presente prórroga de contrato en todas sus partes, procederemos a firmarla.
3) Arequipa, 01 de enero del 2008
4) FELICIANO VILLANUEVA CUEVA JUAN TERRAZAS PALOMINO
Arrendador Arrendatario
5) JTP/jol.
El Currículum Vitae
CONCEPTO:
Es un documento que contiene información sobre las acciones más sobresalientes e importantes de una determinada persona, en el campo educativo, profesional y/o laboral, proporcionada por ella misma.
La expresión ¨currículum vitae¨ es una frase latina que significa ¨recorrido de vida¨, por lo cual este documento viene a ser un testimonio esquematizado y resumido, de lo más trascendente que ha hecho una persona durante toda su vida.
CLASES:
Por presentarse con documentos sustentatorios o sin ellos:
CURRÍCULUM VITAE SIN DOCUMENTAR:
En este currículum no se presentan los documentos que sustenten la información dada por la persona. Posteriormente si esta persona se gana la plaza para un cargo determinado deberá entregar la documentación probatoria correspondiente.
CURRÍCULUM VITAE DOCUMENTADO:
Por el contrario al otro currículum, este si lleva la documentación que compruebe lo informado. Esta documentación, por lo general, se sustenta en copias fotostáticas simples. Sin embargo, con el fin de evitar fraudes y engaños, muchas entidades del Sector Público exigen que las copias de cualquier documento comprobatorio se presenten debidamente legalizadas por el fedatario de las entidades que las han expedido.
Por su grado de complejidad:
CURRÍCULUM VITAE BÁSICO:
Es un documento simple, que mayormente corresponde a una persona que se inicia o que tiene una poca experiencia laboral. Comprenden los siguientes rubros:
Datos generales:
En este rubro la persona registra sus datos personales como: apellidos, nombres, lugar y fecha de nacimiento, edad, DNI, estado civil, domicilio, teléfono y cualquier otra información que se crea conveniente.
Estudios realizados:
Se informa sobre los estudios realizados a nivel inicial, primario, secundario y superior. Señalando el año y el lugar en donde los realizó.
Experiencia laboral:
Se informa enumerando los trabajos dependientes que ha tenido empezando por el ultimo de manera retrospectiva.
Capacitación:
Comprende la relación de los eventos en que ha asistido, así como de los cursos complementarios que ha llevado, los cuales pueden ser: idiomas, computación, mecanografía, etc.
Referencias personales:
Van los nombres y apellidos, dirección y teléfonos la persona o personas que, a nuestro criterio, son las más indicadas para dar referencias positivas de nosotros. Basta con citar a dos persona.
CURRÍCULUM VITAE CON FINES PROFESIONALES:
Es el documento realizado por un profesional que comprende los siguientes rubros:
Datos generales:
Grado académico y/o titulo de profesional:
Se menciona el título más alto obtenido ya sea bachiller, maestro o doctor.
Estudios de posgrado y/o postítulo:
Estos estudios de posgrado son los que conducen al título de maestro o doctor.
Experiencia laboral:
Labores profesionales:
Son los trabajos importantes de asesoría, así como los proyectos mas trascendentes.
Capacitación:
Actividades de proyección social y servicios a la comunidad:
En este rubro se exponen las acciones ejecutadas por el interesado como: el organizador (o miembro de la comisión organizador), ponente o expositor, titular de cargos administrativos.
Reconocimientos y distinciones:
Como las felicitaciones, condecoraciones, agradecimientos, premios, honores, etc.
Referencias personales:
CURRÍCULUM VITAE CON FINES ACADÉMICOS:
Se elabora con énfasis en el aspecto académico tratando de mostrar una imagen integral en el interesado. Este documento se presenta en los concursos de plazas para la docencia universitaria o para la educación superior. Llevan los siguientes rubros:
Datos generales:
Grado académico y/o titulo de profesional:
Estudios de posgrado y/o postítulo:
Experiencia profesional:
Viene a ser aquella que se adquiere desde la obtención del título profesional.
Experiencia de docente universitaria o en educación superior:
Como lo indica se informa si se ha dado la actividad de docente en otra ocasión.
Dominio de idiomas:
Se menciona que idiomas se dominan.
Participación de certámenes científicos, académicos y culturales de carácter nacional o regional:
Estas pueden ser: invitado de honor, presidente honorario del certamen, miembro de mesa directiva, miembro de comisión organizadora, miembro de jurado calificador de ponencias y autor o coautor de ponencias.
Capacitación:
Trabajos de investigación:
Se enumera los realizados en forma individual o en grupo, publicados o publicables.
Publicaciones:
De libros, revistas, textos, guías, poemarios, etc. Que sea de su autoría.
Experiencia administrativa:
Se hace mención de cargos administrativos que se ha desempeñado en las instituciones en la que ha laborado.
Actividades de proyección social y de servicio a la comunidad:
Reconocimientos y distinciones:
Referencias personales:
Especialmente de comunidades científicas o del ámbito cultural.
El Currículum Vitae
Básico
CURRÍCULUM VITAE
1. DATOS PERSONALES
1.1. Apellidos y Nombres : MÉNDEZ FIGUEROA, José Luis
1.2. Lugar y fecha de Nacimiento : Chosica, 12 de Abril de 1988
1.3. Edad : 22 años
1.4. Documento de identidad : DNI. 45789621
1.5. Estado Civil : Soltero
1.6. Domicilio : Av. Amazonas 145, Breña, Lima
1.7. Teléfono referencial : 432-0765 (de mi tía Ruth Méndez)
2. ESTUDIOS REALIZADOS
1999-2003 : Educación superior en el instituto Superior Tecnológico "Simón Bolívar" de Lima, especialidad de Electrónica.
3. EXPERIENCIA LABORAL
3.1. Entidad : EDELNOR S.A.
Cargo : Auxiliar de Electricista
Periodo : Del 01-04-2004 al 15-02-2004
3.2. Entidad : Importadora SHANG GAI S.A.
Cargo : Ayudante de Controlador
Periodo : Del 15-11-2002 al 15-02-2003
4. CAPACITACION
4.1. Seminario : "Avances Tecnológicos en los países del tercer mundo", Lima, 20-22 de abril del 2004.
4.2. Curso : Ingles Básico I, en el ICPNA, Lima, enero y febrero de 2003.
5. REFERENCIAS PERSONALES
5.1. Ing. Pedro Salazar Carrión, Gerente de Ventas de EDELNOR S.A., Panamericana Norte Km. Aha20, Teléf. 656-0765.
5.2. Prof. Jesús Mendoza Toto, Director del Instituto Superior Tecnológico "Simón Bolívar", Av. adsLa Marina 3424, La Perla, Callao, Teléf. 234-5432.
Lima, 15 de Julio del 2004.
Conclusiones
La redacción que se lleve a cabo por cualquier persona dependerá del lugar donde trabaje, el documento que utilice, el destinatario, entre otros factores.
Existe una gran diferencia en la forma de redactar de un científico, literario, periodista, comerciante, un juez y una persona en particular.
El memorándum se da de forma recíproca ya que lo puede entregar la secretaria al gerente, como el gerente a la secretaria.
El documento más usado por la sociedad es la carta, ya que como vemos hoy en día es el más sencillo de elaborar, incluso hay personas que ni siquiera lo redactan como es debido, sin fecha ni firma solo saludo y texto.
Hay documentos que al momento de elaborarse no importan el cargo que se desempeñen en ese momento, tal como: el memorándum, y otras que si como en el caso del oficio.
El informe solo se puede dar de superiores del mismo nivel y de subordinado a superior ya que el subordinado le informa de obligaciones que le han sido encomendadas por su superior.
A diferencia del informe, el informe técnico solo se redacta cuando el superior lo solicita y en el documento se informa acciones ya realizadas.
El currículo vitae básico es una buena opción para aquellos que nos iniciamos en el mundo laboral.
Bibliografía
MANUAL DE REDACCION ADMINISTRATIVAS – OTTO VALLADARES RODRIGUEZ
jueves, 29 de septiembre de 2011
miércoles, 28 de septiembre de 2011
viernes, 23 de septiembre de 2011
PARTES DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
Los documentos administrativos tienen varias partes, las mismas que, según su ubicación, constituyen el "encabezamiento", el "texto" y el "término" del documento. Es preciso advertir que estas partes, en la mayoría de los documentos administrativos, permanecen ubicadas en el mismo lugar y se las conoce con el mismo nombre.
1. ENCABEZAMIENTO
Damos el nombre de "encabezamiento" al extremo superior del documento y comprende las siguientes partes: membrete, nombre del año, lugar y fecha, código, destinatario, asunto y referencia.
2. TEXTO
Denominamos "texto" a la parte central y principal de todo documento. Las partes del texto reciben el nombre de "secciones", cuya cantidad y denominación depende de cada clase o tipo de documento. (Se estudian al tratar cada documento).
3. TÉRMINO
Conocemos como "término" al extremo inferior del documento y está integrado por las siguientes partes: antefirma, firma, pos firma, sello, anexo, "con copia" y pie de página.
Las partes que acabamos de indicar son las más importantes y corresponden a los documentos administrativos más usados; del mismo modo, están designados por sus nombres más difundidos.
Hay documentos que tienen todas estas partes, pero hay también los que tienen sólo algunas, como veremos al estudiar cada uno de ellos.
4. ESTUDIO DE LAS PARTES DEL ENCABEZAMIENTO
41. MEMBRETE
El membrete es la inscripción que identifica a la institución, organismo, entidad o empresa que remite el documento. El membrete comprende, como mínimo, los siguientes elementos:
4.1.1. En los ministerios, el Gran Sello del Estado y el nombre del respectivo ministerio: '. ,., .
MINISTERIO DE LA MUJER
4.1.2. En las entidades privadas, el nombre o razón social de la empresa o entidad:
DISTRIBUIDORA "UNIVERSAL"
OBSERVACIONES:
a) El membrete, además de los elementos mínimos que hemos señalado, puede contener emblemas, figuras, dibujos, direcciones, número telefónico y de fax u otras referencias de interés. Veamos los siguientes ejemplos:
EMPRESA DE TRANSPORTES "JESÚS OBRERO" S.A.
Av. España 234, Telf. 4537651 LIMA -PERÚ
b) El membrete se imprime en la parte superior izquierda de los papeles y sobres correspondientes:
1) En el papel A4, a un centímetro y medio de los bordes superior e izquierdo
2) En el papel A5 y en los sobres de carta y oficio, a un centímetro de los mismos bordes.
c) A pesar que el membrete se imprime en la parte superior izquierda en la mayoría de los documentos, puede variar su ubicación imprimiéndose especialmente en la parte superior central del papel:
d) En la impresión de los membretes debe existir armonía o equilibrio entre los tipos de letras utilizados y las figuras o ilustraciones que pudieran acompañarlos.
e) Al membrete se le llama también "timbre".
f) El papel membretado o timbrado se emplea únicamente para redactar documentos oficiales, o sea, sólo para aquéllos que proceden de las autoridades, funcionarios o representantes del más alto nivel jerárquico, porque su impresión resulta a veces costosa.
g) 4.2. NOMBRE DEL AÑO
h) El nombre del año es la denominación que da el gobierno a cada año calendario, mediante ley o decreto supremo. Por ejemplo, el año de 2011 ha sido denominado:
"AÑO DEL CENTENARIO DEL DESCUBRIMIENTO DE MACCHU PICCHU"
i) Cada año calendario recibe un nombre diferente. El gobierno, con la denominación que otorga a cada año, trata de expresar un programa, un proyecto, un ideal, o pretende reconocer algún acontecimiento de trascendencia para nuestro país.
j) Esta denominación del año debe escribirse o imprimirse en toda comunicación escrita de carácter oficial que se difunde en las instituciones públicas.
k) El nombre del año se ubica en la parte céntrica superior de la hoja. Se escribe con letras mayúsculas y entre comillas, como se ve en el siguiente esquema:
l) UBICACIÓN DEL NOMBRE DEL AÑO
Observaciones:
a) Algunas instituciones que utilizan abundante documentación oficial hacen imprimir el nombre del año en una cantidad determinada de hojas, más o menos en la que necesitan para usarlas durante el año; pero, en cambio, otras, emplean sellos rectangulares con dicho nombre para estamparlos en las hojas que las requieran. Recurren a estos sellos, con la finalidad de no quedarse con hojas impresas a fin de año con la denominación que fenece.
b) En los documentos oficiales que circulan únicamente en el interior de las instituciones públicas, el uso del nombre del año no es obligatorio, pero si en las comunicaciones escritas que se envían fuera de ellas.
4.3. LUGAR Y FECHA
El lugar y fecha es la parte que indica dónde y cuándo se elabora el documento. Comprende el nombre de la localidad y el día, el mes y el año de su elaboración. Por ejemplo: , 07 de mayo de 2007
Observaciones:
a) El lugar y fecha se escribe de dos maneras: "Lima, 17 de febrero de 2007" y "Lima, febrero 17 de 2007". La primera forma de escritura es tradicional y la segunda, de uso reciente, introducida por influencia del inglés.
b) La denominación del lugar puede suprimirse en los siguientes casos:
1) Cuando el documento se difunde en el interior de una institución que no tiene sucursales. Por ejemplo, en los memorandos que se difunden en el Centro de Salud de Chimbote, en los que el nombre de la localidad se sobreentiende.
2) Cuando el nombre del lugar ya aparece en el membrete:
SERVICIOS TURÍSTICOS "HUASCARÁN"
Jr. lea 156, Telf. 986754 HUARAZ,
12 de Abril del 2007
c) Algunos documentos se redactan dejando en blanco el espacio correspondiente a la fecha hasta que sea revisado y firmado.
Concluida la revisión y refrendado el documento con la firma respectiva, recién se añade la fecha utilizando un sello fechador:
Cusco, 20 AGO 07
d) En los documentos de circulación interna, se puede abreviar la fecha de diferentes maneras: 15 Jun 07,15/06/07, 15-06-07 , 15-VI-07, 07-06-15.
e) Los documentos que se redactan en el período comprendido entre el uno y el nueve de cada mes llevan escrita la fecha con un cero a la izquierda, con el fin de prevenir alguna adición numérica en el futuro. Por ejemplo:
Chiclayo, 06 de Agosto de 2007
f) La denominación del lugar se separa de la fecha por medio de coma, el nombre del mes se recomienda escribir con minúscula y el año calendario no lleva coma después de la cifra de mil, así:
Huánuco, 12 de mayo de 2007
g) El lugar y fecha no tiene ubicación fija en los documentos: en la mayoría, se ubica en el encabezamiento; en otros, como en las solicitudes, las constancias y los certificados, debajo del texto, en reemplazo de la antefirma.
4.4. CÓDIGO
El código es la parte que individualiza al documento e identifica a la institución y/o dependencia remitente.
Las instituciones y dependencias codifican los documentos que elaboran por medidas de control y seguridad. Las copias de dichos documentos se archivan en orden cronológico y en forma correlativa para que cualquier añadido, sustracción, cambio u otra irregularidad sea descubierta fácilmente.
El código está compuesto por los siguientes elementos:
4.4.1. El nombre completo del documento y la abreviatura de la palabra "número", con mayúsculas. Por ejemplo: OFICIO N°.
4.4.2. El número correlativo asignado al documento, integrado por tres dígitos, que se renuevan anualmente: 025;
4.4.3. Las dos últimas cifras del año calendario en el cual se redacta el documento, entre guiones: - 07-; y
4.4.4. Las siglas de la institución, empresa y/o dependencia que elabora el documento, separadas por guión o barra oblicua: FCCAA-EPCA o FCCAA/EPCA.
Al unir los elementos estudiados, el código queda estructurado del siguiente modo:
OFICIO N° 025 - 07 - FCCAA - EPCA
Esta codificación permite singularizar plenamente al documento: se trata del oficio número 25, del año de 07, elaborado por Facultad de Ciencias Contables y Administrativas (FCCAA), específicamente, por la Escuela Profesional de Ciencias Administrativas (EPCA).
Observaciones:
a. Todo el código se subraya y al finalizar su redacción no se coloca punto ni otro signo de puntuación.
b. La cantidad de cifras o dígitos (dos, tres, cuatro o más) que se emplea en la numeración de los documentos varía considerando la frecuencia con la que se usan en un año. Por ejemplo, si un documento se utiliza bastante en un año, su numeración se puede indicar con tres o cuatro dígitos; en cambio, si se emplea poco, bastará con dos.
c. Por otro lado, conviene hacer notar que cada documento, individualmente, tiene su correspondiente numeración correlativa anual. Por ejemplo, el memorando simple, el memorando múltiple, el oficio simple y el oficio múltiple tienen, cada uno, su propia numeración.
En cada oficina, al inicio del año calendario, se elaboran tablas numéricas para cada documento o se lleva un registro. Los números se van tañando o anulando con una "X" al momento de su asignación a tal o cual comunicación escrita.
Los registros o las tablas numéricas sirven para facilitar el control de la numeración de los documentos, así como para cotejar la cantidad de los redactados con las copias existentes en los archivos.
d. En la utilización de las siglas, debemos tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
1) En las comunicaciones de circulación interna, se usan solamente las siglas de la dependencia que envía el documento. Por ejemplo, en el memorando que remite el jefe de la Unidad de Planificación al de Personal se consigna sólo las siglas de la unidad remitente: MEMORANDO N° 117-07-UP:
2) En cambio, en las comunicaciones de circulación externa y en las internas que requieran de la firma de la máxima autoridad de la institución, se emplean obligatoriamente las siglas de la institución y de la dependencia que elabora el documento. Por ejemplo, en el oficio que remite el director de Planificación de la Región Grau al alcalde del Concejo Provincial de Piura, se consideran dos siglas: de la región y de la dependencia respectiva: OFICIO N° 065-07-RG-DP:
3) Si hay necesidad de mencionar las siglas de dos o más dependencias, dichas siglas se indican considerando el grado de subordinación que existe entre ellas, de mayor a menor jerarquía. Y si las dependencias son del mismo nivel, sus siglas se escriben en orden alfabético;
4) Un trabajador no puede estructurar a su criterio las siglas de la dependencia donde labora: corresponde a la institución determinar las siglas de sus dependencias;
e. Debido a la creciente modernización y mecanización de las entidades,
las siglas de muchas instituciones y sus dependencias vienen siendo reemplazadas por números o series computarizadas. Por ejemplo, hay empresas que codifican así: CIRCULAR N° 007 - 07 - 11
f. En algunas instituciones, el número que corresponde a los documentos se escribe a mano, luego que han sido firmados, por ejemplo, así:
OFICIO N° 12-07-DRA LW
g. Hay documentos que no llevan numeración ni siglas, porque se elaboran pocas veces, tales como:
1) Las actas y los certificados que expiden algunas instituciones. Pero si estos documentos aumentan su uso, deben ser codificados;
2) Los memorandos e informes redactados por los trabajadores que no ocupan cargos administrativos. Estos documentos llevan sólo su respectiva denominación en la parte céntrica superior de la hoja.
3) La solicitud y las cartas de poder, notarial y familiar por ser redactadas por personas naturales o por trabajadores como si fueran tales.
4.5. DESTINATARIO
El destinatario es la parte que identifica a la persona, dependencia, institución o empresa a quien se remite el documento.
Todas las comunicaciones escritas no llevan expresamente destinatario (por ejemplo, la resolución, la directiva, el contrato, el certificado y el acta no tienen esta parte); y los documentos que sí lo llevan no lo redactan de manera similar.
4.6. ASUNTO
El asunto es el resumen o la síntesis del contenido de un documento o del motivo que le da origen.
Está integrado por los siguientes elementos:
4.6.1 La palabra "Asunto" seguida de dos puntos; y
4.6.2 Una frase que sintetiza el contenido o el motivo del documento, en forma breve y precisa, tipo telegrama (con pocas palabras, pero que se comprenda). Por ejemplo:
Asunto: Concurso de plazas docentes.
En la complejidad del mundo actual, el uso del asunto en los documentos juega un papel muy importante: permite conocer de manera rápida el tema o el motivo de la comunicación, sin mayores esfuerzos ni necesidad de mucho tiempo. Pero el uso del asunto no sólo ofrece esta ventaja, sino también facilita la elaboración, la clasificación, el tratamiento y el archivamiento de los documentos que lo llevan.
Observaciones:
a) Un documento debe desarrollar solamente un asunto. Sin embargo, en casos excepcionales, podrá tratar dos o más temas estrechamente vinculados entre si.
b) El asunto no puede ser una frase rutinaria, que se repita indistintamente en todos los documentos. Expresiones como "Asunto: Lo que se indica" o "Asunto: En el texto" no deben usarse, porque no dicen nada sobre el contenido del documento. El asunto es como el título de un artículo periodístico que sintetiza su contenido, y que apenas lo vemos, nos da una idea general de lo que trata.
c) A veces sucede que la redacción del asunto se nos hace difícil, debido a nuestra poca experiencia o habilidad; pero esta redacción se facilita dejándola para cuando se ha terminado de elaborar todo el texto, momento en el cual ya se sabe realmente cuál es el contenido exacto de la comunicación.
d) La escritura de la palabra "asunto" se uniformiza con la del tratamiento del destinatario y de la palabra "referencia", (sobre este tema lea la observación "d" de la página subsiguiente).
e) La frase que sintetiza o resume el contenido del documento se puede escribir de dos maneras:
1) Con mayúscula solamente la letra inicial de la primera palabra de
la frase (y de los nombres propios, si hubiere):
Asunto : Compra de útiles de escritorio.
2) O con mayúscula la letra inicial de todos los sustantivos, adjetivos, verbos y adverbios, así:
Asunto : Compra de Útiles de Escritorio.
Ante estas dos posibilidades de escritura, debemos adoptar solamente una de ellas y conservaría cada vez que sea necesario.
f) Como el asunto es una parte de uso reciente, algunos documentos todavía no lo emplean, pero conviene que se vaya difundiendo porque es sumamente útil.
4.7. REFERENCIA
La referencia es la parte que hace mención a los antecedentes del documento que se elabora. Es una parte complementaria porque su uso no es necesario en todas las comunicaciones ni en todos los casos. La llevan únicamente las comunicaciones que contestan o reiteran documentos anteriores.
Esta parte comprende:
4.7.1.El término "referencia" (completo o abreviado) seguido de dos puntos; y
4.7.2.E1 código y la fecha simplificados o abreviados del documento que sirve de antecedente. Por ejemplo:
Ref.: Ofic. N° 123-07-OR,
de 19 de Mayo, de 2007
El empleo de la referencia evita repetir el asunto del documento que se contesta o reitera, así como facilita la ubicación de la copia o del original de dicha comunicación en el archivo correspondiente.
Observaciones:
a) No debemos confundir asunto con referencia, porque son dos partes diferentes. Como sabemos, el asunto resume el contenido o el motivo de la comunicación que se redacta y la referencia si se usa menciona a su antecedente, el que puede ser el documento al cual se da respuesta, el remitido anteriormente o cualquier otro relacionado con el que elaboramos y que hay necesidad de referirse a él.
b) Cuando se requiere indicar en la referencia dos o más antecedentes, éstos se mencionan en orden cronológico: de mayor a menor antigüedad. Veamos:
Ref. : Of. Múlt. N° 029-07-DRE, de 20-06-07; Inf.
N° 009-07-DI, de 02-07-07. y Memo. N° 235-07-UP, de 11-09-07
c) A veces la referencia reemplaza al asunto; en este caso, la referencia
ocupa el lugar del asunto:
Señor: Ref. :
Pero si el uso de las dos partes es necesario, la referencia se ubica debajo del asunto:
Señor : Jefe de Personal
Asunto : Otorgamiento de vacaciones
Ref. : RDRN"346-07-DRA/RCH, de 26 de Dic. de 2007.
d) La escritura de las palabras "asunto" y "referencia" debe uniformizarse con la del tratamiento del destinatario. Por ejemplo, si el tratamiento
"señor" se escribe con mayúsculas, "asunto" y "referencia" deben escribirse también así:
SEÑOR : ASUNTO: REF. :
y si el tratamiento se escribe solamente con la letra inicial mayúscula, dichas palabras deben escribirse de igual manera:
Señor :
Asunto :
Ref. :
Esta segunda forma de escritura es la más difundida.
e) Si el documento que sirve de antecedente no tiene código, en la referencia del que se redacta se señala solamente el nombre y la fecha simplificados del citado documento. Por ejemplo:
Asunto : Justificación tardanza.
Ref. : Memo, de fecha 14-03-07
NOTA SOBRE EL VOCATIVO
El vocativo es una palabra o frase de cortesía que se utilizaba antes de empezar la redacción del texto. Veamos algunos ejemplos de vocativo:
Señor Director:
Muy señor mío:
De mi mayor consideración:
5. ESTUDIO DEL TEXTO
El texto o cuerpo es la parte sustancial o principal de todo documento; comprende el desarrollo ordenado del mensaje que se desea transmita.
5.1. CARACTERÍSTICAS VITALES DEL TEXTO
El texto de todo documento administrativo debe reunir las siguientes características que como su nombre lo indica son vitales y no deben faltar ninguno de ellos. Dichas características son:
5.1.1. Claridad: Todo documento debe ser claro, inteligible, de fácil comprensión. Se debe buscar que las ideas expuestas lleguen al lector con suma facilidad.
5.1.2. Integridad: Toda comunicación debe contener y desarrollar todas las ideas referidas al tema o asunto que se transmite; la misma que al ser leída no debe presentar vacíos, dudas ni ambigüedades. O sea que la información que se proporcione debe ser completa y coherente.
5.1.3. Brevedad: Todo documento debe ser breve y ágil, sin palabras y frases innecesarias. Las ideas deben ser expresadas sin rodeos, en forma directa y precisa.
5.1.4. Cortesía: El tono de la redacción debe ser respetuoso, cordial, capaz de persuadir positivamente al lector.
Todo documento debe redactarse teniendo en cuenta la jerarquía del destinatario, pero sin llegar a la sumisión ni adulación y sin descuidar el respeto que merece también el subalterno.
5.1.5. Corrección: Al redactar documentos, no debemos cometer errores gramaticales ni ortográfica.
5.2. ETAPAS DE LA ELABORACIÓN DEL TEXTO
La elaboración del texto comprende las siguientes etapas:
5.2.1. Concepción: Es la etapa inicial en la elaboración del texto. Se realiza en forma mental, y permite formarnos una idea, la más aproximada posible de lo que será nuestro texto. Más o menos, nos da una pauta de lo que tendremos que hacer.
5.2.2. Recolección de Datos: Una vez que se tiene la idea del documento a redactar, se procede a reunir todo el material y la información necesaria.
En la recolección de datos la información que se reúna debe proceder de fuentes confiables.
5.2.3. Bosquejo Sintético de Ideas: Se hace anotaciones cortas, tipo telegrama, de las principales ideas que contendrá el documento.
Este bosquejo es el esqueleto del documento.
5.2.4. Elaboración del Borrador: Una vez que las ideas han sido bosquejadas, se empieza la elaboración del borrador, que no viene a ser más que el desarrollo de dichas Ideas. Este desarrollo requiere de toda nuestra experiencia, capacidad, conocimientos y creatividad para lograr el texto que deseamos.
5.2.5. Evaluación del Borrador: La evaluación del borrador se desarrolla en dos momentos:
a) En primer lugar, el borrador es sometido a varias preguntas para verificar si el texto que acabamos de elaborar reúne las características vitales de claridad, integridad, brevedad, cortesía y corrección.
b) En segundo lugar, el texto es sometido íntegramente a una lectura atenta en voz alta y de corrido; y si no se puede en voz alta, deberá leerse en forma silenciosa, pero tratando de reproducir mentalmente nuestra entonación.
5.2.6. "Pasado en Limpio" del Borrador: El borrador, una vez evaluado con seriedad, es "pasado en limpio", o sea, transferido a otra hoja.
Pero esta acción debe realizarse con sumo cuidado, porque hay quienes en esta etapa vuelven a cometer errores.
Por último, la persona que firmará el documento, deberá leerlo una vez más, con mucha atención y concentración, para estar plenamente seguro que lo que va firmar no tiene errores que podrían dañar su prestigio.
5.3. IDENTIFICACIÓN DE DIVISIONES DEL TEXTO
Las ideas que se transmiten por medio de un documento, muchas veces necesitan ser divididas o agrupadas unas con otras teniendo en cuenta el grado de relación lógica que existe entre ellas.
6. ESTUDIO DE LAS PARTES DEL TÉRMINO
6.1. ANTEFIRMA
La antefirma es la palabra o frase de cortesía que se emplea cuando se ha concluido la redacción del texto de un documento administrativo. Como su nombre lo señala, precede a la firma del responsable de la comunicación.
En la actualidad, la fórmula que más se usa como antefirma viene a ser la palabra "atentamente", seguida de coma. La fórmula "Dios guarde a Ud." ya no se utiliza.
Hay documentos que no llevan antefirma, tales como la resolución, la directiva, el contrato, el certificado, el acta, la solicitud y el convenio.
6.2. FIRMA
La firma comprende el nombre, el apellido o los apellidos y la rúbrica estilizados de la persona que se responsabiliza del documento.
Observaciones:
a) La persona que ha firmado el original de un documento puede dejar de firmar sus copias, en las cuales se estampará su sello facsimil o aquel que reemplace a este sello.
b) Si son dos los responsables de un documento, firma al lado izquierdo de la hoja el de mayor Jerarquía, o si son del mismo nivel jerárquico, el más antiguo en el cargo; y si son de la misma antigüedad en el cargo, firma en ese lado, el que mayor participación ha tenido en la actividad o asunto que se Informa. Cuando los firmantes son más de dos, firman uno a continuación de otro, teniendo en cuenta su jerarquía, antigüedad en el cargo y/o el grado de intervención en la labor o gestión efectuada.
c) El servidor que visa o autoriza la remisión o la expedición de ciertos documentos (como algunos informes, certificados, copias certificadas, directivas y resoluciones) firma, rubrica o coloca su media firma al lado izquierdo o debajo de la firma del que ha redactado el documento, en señal de conformidad. La rúbrica o media firma viene a ser aquel rasgo o trazo peculiar que nos pertenece y que en nuestra firma acompaña a nuestro nombre y apellido.
El que visa o autoriza un documento encabeza su firma, rúbrica o media firma con la abreviatura de la frase "visto bueno": V0b", que es la fórmula de certificación más difundida en nuestro medio.
6.3. POSFIRMA
La posfirma es la parte que identifica al responsable de la comunicación. Está compuesta por los siguientes elementos;
6.3.1. Profesión o grado académico, en forma abreviada, del responsable del documento. Por ejemplo: Ing.:
6.3.2. Nombre o nombres y apellidos del mismo, con mayúsculas: ÓSCAR PALOMINO SÁNCHEZ; y
6.3.3. Cargo que desempeña, cuyos sustantivos y adjetivos se escriben con letra inicial mayúscula: Jefe de Planificación.
Ing. ÓSCAR PALOMINO SÁNCHEZ Jefe de Planificación
Observaciones:
a) Por Ley N° 24310, vigente en el Perú desde el 21 de setiembre de 1985, "la denominación de todo honor, grado académico, título profesional, oficio, función pública, cargo, empleo u otra actividad ocupacional o laboral, cualquiera que sea su origen o nivel, será expresada, cuando corresponde a la mujer, en género femenino, si ella es posible gramaticalmente". En consecuencia, debe decirse ingeniera, abogada, arquitecta, contadora pública, licenciada, médica cirujana, médica veterinaria, químico-farmacéutica, odontóloga, etc. si el título profesional corresponde a una mujer; del mismo modo, debe llamarse presidenta, ministra, rectora, decana, directora, jefa, secretaria general, contadora general, asesora, inspectora, auditora, gerente general, jueza, fiscala, etc. si el cargo correspondiente lo ejerce también una mujer.
b) Si una persona tiene dos o más títulos profesionales o grados académicos, en la posfirma utiliza solamente la abreviatura de su título profesional o grado más alto. Y si éstos son del mismo nivel, emplea la abreviatura del título o grado de mayor prestigio social.
c) Si una persona ocupa dos o más cargos administrativos simultáneamente, en la posfirma indica sólo el cargo más alto; y si son del mismo nivel, hace mención al cargo que ocupa en calidad de titular.
d) Si la persona cuya identificación aparece en la posfirma no puede firmar el documento por algún motivo y hay urgencia de remitirlo, podrá firmarlo su reemplazante pero colocando una :;p': delante del primer elemento de la posfirma, así:
p. Prof. ALVARO ALEGRÍA SOTO Director
La "p" significa: "firmo por ..."
Se recomienda "firmar por otro" solamente en documentos internos, de remisión inmediata, no comprometedores.
e) Antiguamente, la posfirma aparecía encabezada por una raya horizontal sobre la cual se firmaba; en la actualidad, dicha raya ya no se utiliza y la firma recae directamente sobre la posfirma. Por ejemplo:
CP. JOSÉ ARENAS DEL CAMPO Contador General
Esa raya horizontal ha quedado relegada para los sellos de posfirma y de colegiatura.
f) En la denominación del cargo que se desempeña en forma transitoria, se añade cualquiera de los detalles siguientes:
1) La abreviatura de la frase latina "ad interim", entre paréntesis:
Líc. CARLOS PAREDES PINTO Director (a.i.)
(La frase "ad interim" significa "provisional", "interino").
2) La palabra "encargado"_
Eco. LUIS ARBULÚ NÚÑEZ Jefe Encargado
o su abreviatura, entre paréntesis:
Eco. LUIS ARBULÚ NÚÑEZ Jefe (e)
3) O el término "accidental" (difundido en las instituciones castrenses):
Cap. PNP. ELIAS CAMPOS PIEDRA Jefe Accidental del Frente Policial de Huacho
g) La posfirma del servidor que sin ser profesional ocupa cargo administrativo se consigna así:
GUIDO ROSALES LORA Jefe
y del que siendo profesional no ocupa cargo, se detalla:
Ing. Jesús Bárreto Ríos
h) La posfirma de los servidores que no tienen cargo ni profesión y de las personas naturales (y de las consideradas como éstas) comprende únicamente sus nombres y apellidos escritos del modo siguiente:
José Calle Barrenechea
(Los que firman solicitudes y cartas familiares, notariales y de poder lo hacen como personas naturales, por más que ocupen cargos y tengan profesión).
i) En muchas instituciones, la posfirma ya no se mecanografía, sino se estampa el sello de posfirma.
j) El sello de posfirma es reemplazado por el sello de colegiatura cuando el responsable de la comunicación firma un documento de su competencia profesional.
6.4. SELLO
El sello es el instrumento que autentica o legaliza el documento que se envía: refrenda la firma del responsable de la comunicación.
Este sello tiene la forma redonda o circular en los organismos dependientes del Estado, y puede tener otras en el Sector Privado. Lo usan todas las personas que ocupan cargos directivos. Recibe el nombre de "sello de legalización".
6.5. ANEXO
El anexo es una parte opcional. Se emplea únicamente cuando al
documento que remitimos hay necesidad de acompañar objetos u otros documentos, como recibos, facturas, certificados, planos, tablas, testimonios, fotografías, casets, videos, diskets, etc., para sustentar el pedido que se realiza o ilustrar la información que se proporciona. Por ejemplo, se usa anexo en la solicitud que lleva adjunta un certificado de estudios. El anexo está integrado por:
6.5.1. La palabra "anexo" (todo con mayúscula o sólo su letra inicial), subrayada, seguida de dos puntos; y
6.5.2. El nombre del objeto o del documento que se acompaña. Así: ANEXO: Copia de la R.R. N? 176-07-UNA, de 15-05-0/
Observaciones:
a) Si los objetos o documentos que se acompañan al que redactamos son dos o más, se utiliza el término "anexos" y se los ordena y enumera teniendo presente uno de los criterios que mencionamos en la observación siguiente. Por ejemplo:
ANEXOS:
1. Partida de nacimiento.
2. Certificado de trabajo.
3. Declaración jurada.
b) Los objetos o documentos que se anexan se ordenan y enumeran teniendo en consideración uno de los siguientes criterios:
1) La antigüedad de los objetos o documentos (de mayor a menor antigüedad);
2) La importancia que tienen;
3) El orden en el cual aparecen citados en el documento al queacompañan; y
4) El orden en el que los requieren algunas instituciones, por ejemplo,
en sus reglamentos o bases de concurso.
c) Cada objeto o documento que se acompaña lleva una inscripción integrada por la palabra "anexo", con mayúsculas, y el número que se le asigna en el ordenamiento respectivo. Los documentos la llevan en la parte superior derecha de la primera página. Por ejemplo:
ANEXO 01
d) Los documentos que se adjuntan, una vez ordenados y enumerados se engrapan o se ponen en un fólder y luego se envían conjuntamente con la comunicación a la cual acompañan.
6.6. "CON COPIA"
La "con copia" es la parte que identifica o hace mención a las autoridades, dependencias y/o servidores a quienes se envían copias del documento que se redacta. Comprende los siguientes elementos:
6.6.1. El encabezamiento, que viene a ser la abreviatura de la frase "con copia", así: c.c, y
6.6.2. La relación de las autoridades, dependencias y/o servidores a quienes se remiten las copias del documento. Por ejemplo:
c.c:
Dirección Sub dirección Archivo.
Observaciones:
a) Esta parte denominada provisionalmente "con copia" se usa en todos
los documentos cuyas copias hay necesidad de hacer conocer a autoridades, dependencias o servidores que, por función o a juicio del remitente, deben enterarse de lo que se está remitiendo. Pero en 5 documentos que son: oficio múltiple, memorando múltiple, directiva, carta circular y circular esta frase "con copia" se reemplaza por la palabra "distribución", que se escribe en forma completa, con mayúsculas, subrayada y seguida de dos puntos:
DISTRIBUCIÓN:
Dpto. de Adquisiciones Dpto. de Ventas Almacén Archivo.
Este cambio de "con copia" por "distribución" no es por gusto; se debe a que las personas o dependencias consideradas en la "distribución" de esos 5 documentos son sus destinatarios, por lo que están obligadas a cumplir o a asumir sus responsabilidades» en lo que les atañe; mientras que quienes están consideradas en la "con copia" sólo tienen la obligación de "tomar conocimiento" de lo que se ha enviado, para que se mantengan informados de lo que está sucediendo, pudiendo actuar o no cuando lo crean conveniente.
b) En un documento no se puede emplear al mismo tiempo "con copia" y "distribución"; hay que usar solamente a una de ellas. En caso de requerir el empleo de las dos formas, dentro de una se incluiría a lo que correspondería a la otra.
Las autoridades, dependencias y/o servidores a quienes se envían copias de un documento, se mencionan de mayor a menor jerarquía en orden alfabético, al ser del mismo nivel jerárquico), uno debajo de otro, a un solo espacio, asi;
ce:
Oficina de Bienestar Social Prof. Juan Pineda Vila Bach. Luis Cano Solís Archivo.
DISTRIBUCIÓN:
Unidad de Transportes Ing. Raúl Huerta Torres Srta. Blanca Vallejo Guerra Archivo.
d) Si hay necesidad de mandar más de una copia a alguna dependencia o persona o para su conservación en el archivo, el número de las mismas se especifica a continuación de sus nombres, entre paréntesis:
ce:
Unidad de Estadística Área de Programación Archivo (02).
DISTRIBUCIÓN:
Dirección Regional
Oficina de Administración (04)
Unidad de Población y Des. (11)
Archivo.
e) Cuando los destinatarios de las copias son varios, se los agrupa bajo denominaciones genéricas y se especifica, entre paréntesis, el número
de ejemplares que les corresponde:
DISTRIBUCIÓN:
Gerencia General
Subgerencias (02)
Jefaturas (08)
Interesados (25) Archivo.
f) Todo documento se redacta, por lo menos, con una copia, para que quede como prueba de su elaboración. Esta copia, debidamente sellada, firmada o rubricada por la persona que recibe su original, se guarda en el archivo de la dependencia remitente o queda en poder de quien lo redactó para su archivo personal.
g) El que recepciona un documento estampa su sello, firma o rúbrica en la copia o el respectivo cuaderno de cargos, indicando el día y la hora en que lo recibe. Esta acción constituye prueba de su recepción. Por ejemplo:
ce:
Dpto. de Marketing Área de Servicios Archivo.
h) En el documento que se redacta con una sola copia se indica: "ce. Archivo", sin los dos puntos, que ya no se colocan porque no encabezan enumeración. En este caso, esta parte puede eliminarse, pero debe entenderse que el documento ha sido elaborado con una copia para el archivo.
i) La "con copia" y "distribución" se pueden eliminar en los documentos de circulación externa.
6.7. PIE DE PÁGINA
El pie de página es la parte que identifica a los responsables de la elaboración del documento. Comprende las iníciales del nombre o nombres y de los apellidos de la persona que se menciona en la posfirma y de aquélla que se encargó de su mecanografiado o digitación a computadora.
Estas iníciales se colocan al culminar la redacción del documento, en el lado inferior izquierdo, separadas por una barra oblicua, del siguiente modo: con letras mayúsculas, las iníciales de la persona que figura en la posfirma; y con minúsculas, de quien se encargó de mecanografiarlo o digitarlo. Por ejemplo, si fueran Rubén Tirado Palomino, el que aparece en la posfirma, y Nelly Orellano Páucar, la secretaria que mecanografió la comunicación, las iníciales de aquellas personas se consignan así en el pie de página: RTP/nop.
Observaciones:
a) Cuando la naturaleza de la comunicación, su contenido o cualquier otra circunstancia obligan a que sea la misma persona quien proyecte el documento la encargada de su mecanografiado, sólo se coloca las iniciales de aquella persona con mayúscula: PTF.
b) Si el documento es preparado en equipo o si es tan elemental o rutinario, se coloca solamente las iniciales de la persona encargada de su mecanografiado o digitación, con minúsculas: ytr.
c) Entre las letras de las iniciales de las personas responsables de la comunicación, no se coloca puntos. El punto se gráfica únicamente al finalizar todo el pie de página, por ejemplo: MHT/tfd.
d) Los documentos redactados por personas naturales y por aquéllas consideradas como tales no llevan pie de página, porque se supone que sus únicos responsables son sus firmantes.
1. ENCABEZAMIENTO
Damos el nombre de "encabezamiento" al extremo superior del documento y comprende las siguientes partes: membrete, nombre del año, lugar y fecha, código, destinatario, asunto y referencia.
2. TEXTO
Denominamos "texto" a la parte central y principal de todo documento. Las partes del texto reciben el nombre de "secciones", cuya cantidad y denominación depende de cada clase o tipo de documento. (Se estudian al tratar cada documento).
3. TÉRMINO
Conocemos como "término" al extremo inferior del documento y está integrado por las siguientes partes: antefirma, firma, pos firma, sello, anexo, "con copia" y pie de página.
Las partes que acabamos de indicar son las más importantes y corresponden a los documentos administrativos más usados; del mismo modo, están designados por sus nombres más difundidos.
Hay documentos que tienen todas estas partes, pero hay también los que tienen sólo algunas, como veremos al estudiar cada uno de ellos.
4. ESTUDIO DE LAS PARTES DEL ENCABEZAMIENTO
41. MEMBRETE
El membrete es la inscripción que identifica a la institución, organismo, entidad o empresa que remite el documento. El membrete comprende, como mínimo, los siguientes elementos:
4.1.1. En los ministerios, el Gran Sello del Estado y el nombre del respectivo ministerio: '. ,., .
MINISTERIO DE LA MUJER
4.1.2. En las entidades privadas, el nombre o razón social de la empresa o entidad:
DISTRIBUIDORA "UNIVERSAL"
OBSERVACIONES:
a) El membrete, además de los elementos mínimos que hemos señalado, puede contener emblemas, figuras, dibujos, direcciones, número telefónico y de fax u otras referencias de interés. Veamos los siguientes ejemplos:
EMPRESA DE TRANSPORTES "JESÚS OBRERO" S.A.
Av. España 234, Telf. 4537651 LIMA -PERÚ
b) El membrete se imprime en la parte superior izquierda de los papeles y sobres correspondientes:
1) En el papel A4, a un centímetro y medio de los bordes superior e izquierdo
2) En el papel A5 y en los sobres de carta y oficio, a un centímetro de los mismos bordes.
c) A pesar que el membrete se imprime en la parte superior izquierda en la mayoría de los documentos, puede variar su ubicación imprimiéndose especialmente en la parte superior central del papel:
d) En la impresión de los membretes debe existir armonía o equilibrio entre los tipos de letras utilizados y las figuras o ilustraciones que pudieran acompañarlos.
e) Al membrete se le llama también "timbre".
f) El papel membretado o timbrado se emplea únicamente para redactar documentos oficiales, o sea, sólo para aquéllos que proceden de las autoridades, funcionarios o representantes del más alto nivel jerárquico, porque su impresión resulta a veces costosa.
g) 4.2. NOMBRE DEL AÑO
h) El nombre del año es la denominación que da el gobierno a cada año calendario, mediante ley o decreto supremo. Por ejemplo, el año de 2011 ha sido denominado:
"AÑO DEL CENTENARIO DEL DESCUBRIMIENTO DE MACCHU PICCHU"
i) Cada año calendario recibe un nombre diferente. El gobierno, con la denominación que otorga a cada año, trata de expresar un programa, un proyecto, un ideal, o pretende reconocer algún acontecimiento de trascendencia para nuestro país.
j) Esta denominación del año debe escribirse o imprimirse en toda comunicación escrita de carácter oficial que se difunde en las instituciones públicas.
k) El nombre del año se ubica en la parte céntrica superior de la hoja. Se escribe con letras mayúsculas y entre comillas, como se ve en el siguiente esquema:
l) UBICACIÓN DEL NOMBRE DEL AÑO
Observaciones:
a) Algunas instituciones que utilizan abundante documentación oficial hacen imprimir el nombre del año en una cantidad determinada de hojas, más o menos en la que necesitan para usarlas durante el año; pero, en cambio, otras, emplean sellos rectangulares con dicho nombre para estamparlos en las hojas que las requieran. Recurren a estos sellos, con la finalidad de no quedarse con hojas impresas a fin de año con la denominación que fenece.
b) En los documentos oficiales que circulan únicamente en el interior de las instituciones públicas, el uso del nombre del año no es obligatorio, pero si en las comunicaciones escritas que se envían fuera de ellas.
4.3. LUGAR Y FECHA
El lugar y fecha es la parte que indica dónde y cuándo se elabora el documento. Comprende el nombre de la localidad y el día, el mes y el año de su elaboración. Por ejemplo: , 07 de mayo de 2007
Observaciones:
a) El lugar y fecha se escribe de dos maneras: "Lima, 17 de febrero de 2007" y "Lima, febrero 17 de 2007". La primera forma de escritura es tradicional y la segunda, de uso reciente, introducida por influencia del inglés.
b) La denominación del lugar puede suprimirse en los siguientes casos:
1) Cuando el documento se difunde en el interior de una institución que no tiene sucursales. Por ejemplo, en los memorandos que se difunden en el Centro de Salud de Chimbote, en los que el nombre de la localidad se sobreentiende.
2) Cuando el nombre del lugar ya aparece en el membrete:
SERVICIOS TURÍSTICOS "HUASCARÁN"
Jr. lea 156, Telf. 986754 HUARAZ,
12 de Abril del 2007
c) Algunos documentos se redactan dejando en blanco el espacio correspondiente a la fecha hasta que sea revisado y firmado.
Concluida la revisión y refrendado el documento con la firma respectiva, recién se añade la fecha utilizando un sello fechador:
Cusco, 20 AGO 07
d) En los documentos de circulación interna, se puede abreviar la fecha de diferentes maneras: 15 Jun 07,15/06/07, 15-06-07 , 15-VI-07, 07-06-15.
e) Los documentos que se redactan en el período comprendido entre el uno y el nueve de cada mes llevan escrita la fecha con un cero a la izquierda, con el fin de prevenir alguna adición numérica en el futuro. Por ejemplo:
Chiclayo, 06 de Agosto de 2007
f) La denominación del lugar se separa de la fecha por medio de coma, el nombre del mes se recomienda escribir con minúscula y el año calendario no lleva coma después de la cifra de mil, así:
Huánuco, 12 de mayo de 2007
g) El lugar y fecha no tiene ubicación fija en los documentos: en la mayoría, se ubica en el encabezamiento; en otros, como en las solicitudes, las constancias y los certificados, debajo del texto, en reemplazo de la antefirma.
4.4. CÓDIGO
El código es la parte que individualiza al documento e identifica a la institución y/o dependencia remitente.
Las instituciones y dependencias codifican los documentos que elaboran por medidas de control y seguridad. Las copias de dichos documentos se archivan en orden cronológico y en forma correlativa para que cualquier añadido, sustracción, cambio u otra irregularidad sea descubierta fácilmente.
El código está compuesto por los siguientes elementos:
4.4.1. El nombre completo del documento y la abreviatura de la palabra "número", con mayúsculas. Por ejemplo: OFICIO N°.
4.4.2. El número correlativo asignado al documento, integrado por tres dígitos, que se renuevan anualmente: 025;
4.4.3. Las dos últimas cifras del año calendario en el cual se redacta el documento, entre guiones: - 07-; y
4.4.4. Las siglas de la institución, empresa y/o dependencia que elabora el documento, separadas por guión o barra oblicua: FCCAA-EPCA o FCCAA/EPCA.
Al unir los elementos estudiados, el código queda estructurado del siguiente modo:
OFICIO N° 025 - 07 - FCCAA - EPCA
Esta codificación permite singularizar plenamente al documento: se trata del oficio número 25, del año de 07, elaborado por Facultad de Ciencias Contables y Administrativas (FCCAA), específicamente, por la Escuela Profesional de Ciencias Administrativas (EPCA).
Observaciones:
a. Todo el código se subraya y al finalizar su redacción no se coloca punto ni otro signo de puntuación.
b. La cantidad de cifras o dígitos (dos, tres, cuatro o más) que se emplea en la numeración de los documentos varía considerando la frecuencia con la que se usan en un año. Por ejemplo, si un documento se utiliza bastante en un año, su numeración se puede indicar con tres o cuatro dígitos; en cambio, si se emplea poco, bastará con dos.
c. Por otro lado, conviene hacer notar que cada documento, individualmente, tiene su correspondiente numeración correlativa anual. Por ejemplo, el memorando simple, el memorando múltiple, el oficio simple y el oficio múltiple tienen, cada uno, su propia numeración.
En cada oficina, al inicio del año calendario, se elaboran tablas numéricas para cada documento o se lleva un registro. Los números se van tañando o anulando con una "X" al momento de su asignación a tal o cual comunicación escrita.
Los registros o las tablas numéricas sirven para facilitar el control de la numeración de los documentos, así como para cotejar la cantidad de los redactados con las copias existentes en los archivos.
d. En la utilización de las siglas, debemos tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
1) En las comunicaciones de circulación interna, se usan solamente las siglas de la dependencia que envía el documento. Por ejemplo, en el memorando que remite el jefe de la Unidad de Planificación al de Personal se consigna sólo las siglas de la unidad remitente: MEMORANDO N° 117-07-UP:
2) En cambio, en las comunicaciones de circulación externa y en las internas que requieran de la firma de la máxima autoridad de la institución, se emplean obligatoriamente las siglas de la institución y de la dependencia que elabora el documento. Por ejemplo, en el oficio que remite el director de Planificación de la Región Grau al alcalde del Concejo Provincial de Piura, se consideran dos siglas: de la región y de la dependencia respectiva: OFICIO N° 065-07-RG-DP:
3) Si hay necesidad de mencionar las siglas de dos o más dependencias, dichas siglas se indican considerando el grado de subordinación que existe entre ellas, de mayor a menor jerarquía. Y si las dependencias son del mismo nivel, sus siglas se escriben en orden alfabético;
4) Un trabajador no puede estructurar a su criterio las siglas de la dependencia donde labora: corresponde a la institución determinar las siglas de sus dependencias;
e. Debido a la creciente modernización y mecanización de las entidades,
las siglas de muchas instituciones y sus dependencias vienen siendo reemplazadas por números o series computarizadas. Por ejemplo, hay empresas que codifican así: CIRCULAR N° 007 - 07 - 11
f. En algunas instituciones, el número que corresponde a los documentos se escribe a mano, luego que han sido firmados, por ejemplo, así:
OFICIO N° 12-07-DRA LW
g. Hay documentos que no llevan numeración ni siglas, porque se elaboran pocas veces, tales como:
1) Las actas y los certificados que expiden algunas instituciones. Pero si estos documentos aumentan su uso, deben ser codificados;
2) Los memorandos e informes redactados por los trabajadores que no ocupan cargos administrativos. Estos documentos llevan sólo su respectiva denominación en la parte céntrica superior de la hoja.
3) La solicitud y las cartas de poder, notarial y familiar por ser redactadas por personas naturales o por trabajadores como si fueran tales.
4.5. DESTINATARIO
El destinatario es la parte que identifica a la persona, dependencia, institución o empresa a quien se remite el documento.
Todas las comunicaciones escritas no llevan expresamente destinatario (por ejemplo, la resolución, la directiva, el contrato, el certificado y el acta no tienen esta parte); y los documentos que sí lo llevan no lo redactan de manera similar.
4.6. ASUNTO
El asunto es el resumen o la síntesis del contenido de un documento o del motivo que le da origen.
Está integrado por los siguientes elementos:
4.6.1 La palabra "Asunto" seguida de dos puntos; y
4.6.2 Una frase que sintetiza el contenido o el motivo del documento, en forma breve y precisa, tipo telegrama (con pocas palabras, pero que se comprenda). Por ejemplo:
Asunto: Concurso de plazas docentes.
En la complejidad del mundo actual, el uso del asunto en los documentos juega un papel muy importante: permite conocer de manera rápida el tema o el motivo de la comunicación, sin mayores esfuerzos ni necesidad de mucho tiempo. Pero el uso del asunto no sólo ofrece esta ventaja, sino también facilita la elaboración, la clasificación, el tratamiento y el archivamiento de los documentos que lo llevan.
Observaciones:
a) Un documento debe desarrollar solamente un asunto. Sin embargo, en casos excepcionales, podrá tratar dos o más temas estrechamente vinculados entre si.
b) El asunto no puede ser una frase rutinaria, que se repita indistintamente en todos los documentos. Expresiones como "Asunto: Lo que se indica" o "Asunto: En el texto" no deben usarse, porque no dicen nada sobre el contenido del documento. El asunto es como el título de un artículo periodístico que sintetiza su contenido, y que apenas lo vemos, nos da una idea general de lo que trata.
c) A veces sucede que la redacción del asunto se nos hace difícil, debido a nuestra poca experiencia o habilidad; pero esta redacción se facilita dejándola para cuando se ha terminado de elaborar todo el texto, momento en el cual ya se sabe realmente cuál es el contenido exacto de la comunicación.
d) La escritura de la palabra "asunto" se uniformiza con la del tratamiento del destinatario y de la palabra "referencia", (sobre este tema lea la observación "d" de la página subsiguiente).
e) La frase que sintetiza o resume el contenido del documento se puede escribir de dos maneras:
1) Con mayúscula solamente la letra inicial de la primera palabra de
la frase (y de los nombres propios, si hubiere):
Asunto : Compra de útiles de escritorio.
2) O con mayúscula la letra inicial de todos los sustantivos, adjetivos, verbos y adverbios, así:
Asunto : Compra de Útiles de Escritorio.
Ante estas dos posibilidades de escritura, debemos adoptar solamente una de ellas y conservaría cada vez que sea necesario.
f) Como el asunto es una parte de uso reciente, algunos documentos todavía no lo emplean, pero conviene que se vaya difundiendo porque es sumamente útil.
4.7. REFERENCIA
La referencia es la parte que hace mención a los antecedentes del documento que se elabora. Es una parte complementaria porque su uso no es necesario en todas las comunicaciones ni en todos los casos. La llevan únicamente las comunicaciones que contestan o reiteran documentos anteriores.
Esta parte comprende:
4.7.1.El término "referencia" (completo o abreviado) seguido de dos puntos; y
4.7.2.E1 código y la fecha simplificados o abreviados del documento que sirve de antecedente. Por ejemplo:
Ref.: Ofic. N° 123-07-OR,
de 19 de Mayo, de 2007
El empleo de la referencia evita repetir el asunto del documento que se contesta o reitera, así como facilita la ubicación de la copia o del original de dicha comunicación en el archivo correspondiente.
Observaciones:
a) No debemos confundir asunto con referencia, porque son dos partes diferentes. Como sabemos, el asunto resume el contenido o el motivo de la comunicación que se redacta y la referencia si se usa menciona a su antecedente, el que puede ser el documento al cual se da respuesta, el remitido anteriormente o cualquier otro relacionado con el que elaboramos y que hay necesidad de referirse a él.
b) Cuando se requiere indicar en la referencia dos o más antecedentes, éstos se mencionan en orden cronológico: de mayor a menor antigüedad. Veamos:
Ref. : Of. Múlt. N° 029-07-DRE, de 20-06-07; Inf.
N° 009-07-DI, de 02-07-07. y Memo. N° 235-07-UP, de 11-09-07
c) A veces la referencia reemplaza al asunto; en este caso, la referencia
ocupa el lugar del asunto:
Señor: Ref. :
Pero si el uso de las dos partes es necesario, la referencia se ubica debajo del asunto:
Señor : Jefe de Personal
Asunto : Otorgamiento de vacaciones
Ref. : RDRN"346-07-DRA/RCH, de 26 de Dic. de 2007.
d) La escritura de las palabras "asunto" y "referencia" debe uniformizarse con la del tratamiento del destinatario. Por ejemplo, si el tratamiento
"señor" se escribe con mayúsculas, "asunto" y "referencia" deben escribirse también así:
SEÑOR : ASUNTO: REF. :
y si el tratamiento se escribe solamente con la letra inicial mayúscula, dichas palabras deben escribirse de igual manera:
Señor :
Asunto :
Ref. :
Esta segunda forma de escritura es la más difundida.
e) Si el documento que sirve de antecedente no tiene código, en la referencia del que se redacta se señala solamente el nombre y la fecha simplificados del citado documento. Por ejemplo:
Asunto : Justificación tardanza.
Ref. : Memo, de fecha 14-03-07
NOTA SOBRE EL VOCATIVO
El vocativo es una palabra o frase de cortesía que se utilizaba antes de empezar la redacción del texto. Veamos algunos ejemplos de vocativo:
Señor Director:
Muy señor mío:
De mi mayor consideración:
5. ESTUDIO DEL TEXTO
El texto o cuerpo es la parte sustancial o principal de todo documento; comprende el desarrollo ordenado del mensaje que se desea transmita.
5.1. CARACTERÍSTICAS VITALES DEL TEXTO
El texto de todo documento administrativo debe reunir las siguientes características que como su nombre lo indica son vitales y no deben faltar ninguno de ellos. Dichas características son:
5.1.1. Claridad: Todo documento debe ser claro, inteligible, de fácil comprensión. Se debe buscar que las ideas expuestas lleguen al lector con suma facilidad.
5.1.2. Integridad: Toda comunicación debe contener y desarrollar todas las ideas referidas al tema o asunto que se transmite; la misma que al ser leída no debe presentar vacíos, dudas ni ambigüedades. O sea que la información que se proporcione debe ser completa y coherente.
5.1.3. Brevedad: Todo documento debe ser breve y ágil, sin palabras y frases innecesarias. Las ideas deben ser expresadas sin rodeos, en forma directa y precisa.
5.1.4. Cortesía: El tono de la redacción debe ser respetuoso, cordial, capaz de persuadir positivamente al lector.
Todo documento debe redactarse teniendo en cuenta la jerarquía del destinatario, pero sin llegar a la sumisión ni adulación y sin descuidar el respeto que merece también el subalterno.
5.1.5. Corrección: Al redactar documentos, no debemos cometer errores gramaticales ni ortográfica.
5.2. ETAPAS DE LA ELABORACIÓN DEL TEXTO
La elaboración del texto comprende las siguientes etapas:
5.2.1. Concepción: Es la etapa inicial en la elaboración del texto. Se realiza en forma mental, y permite formarnos una idea, la más aproximada posible de lo que será nuestro texto. Más o menos, nos da una pauta de lo que tendremos que hacer.
5.2.2. Recolección de Datos: Una vez que se tiene la idea del documento a redactar, se procede a reunir todo el material y la información necesaria.
En la recolección de datos la información que se reúna debe proceder de fuentes confiables.
5.2.3. Bosquejo Sintético de Ideas: Se hace anotaciones cortas, tipo telegrama, de las principales ideas que contendrá el documento.
Este bosquejo es el esqueleto del documento.
5.2.4. Elaboración del Borrador: Una vez que las ideas han sido bosquejadas, se empieza la elaboración del borrador, que no viene a ser más que el desarrollo de dichas Ideas. Este desarrollo requiere de toda nuestra experiencia, capacidad, conocimientos y creatividad para lograr el texto que deseamos.
5.2.5. Evaluación del Borrador: La evaluación del borrador se desarrolla en dos momentos:
a) En primer lugar, el borrador es sometido a varias preguntas para verificar si el texto que acabamos de elaborar reúne las características vitales de claridad, integridad, brevedad, cortesía y corrección.
b) En segundo lugar, el texto es sometido íntegramente a una lectura atenta en voz alta y de corrido; y si no se puede en voz alta, deberá leerse en forma silenciosa, pero tratando de reproducir mentalmente nuestra entonación.
5.2.6. "Pasado en Limpio" del Borrador: El borrador, una vez evaluado con seriedad, es "pasado en limpio", o sea, transferido a otra hoja.
Pero esta acción debe realizarse con sumo cuidado, porque hay quienes en esta etapa vuelven a cometer errores.
Por último, la persona que firmará el documento, deberá leerlo una vez más, con mucha atención y concentración, para estar plenamente seguro que lo que va firmar no tiene errores que podrían dañar su prestigio.
5.3. IDENTIFICACIÓN DE DIVISIONES DEL TEXTO
Las ideas que se transmiten por medio de un documento, muchas veces necesitan ser divididas o agrupadas unas con otras teniendo en cuenta el grado de relación lógica que existe entre ellas.
6. ESTUDIO DE LAS PARTES DEL TÉRMINO
6.1. ANTEFIRMA
La antefirma es la palabra o frase de cortesía que se emplea cuando se ha concluido la redacción del texto de un documento administrativo. Como su nombre lo señala, precede a la firma del responsable de la comunicación.
En la actualidad, la fórmula que más se usa como antefirma viene a ser la palabra "atentamente", seguida de coma. La fórmula "Dios guarde a Ud." ya no se utiliza.
Hay documentos que no llevan antefirma, tales como la resolución, la directiva, el contrato, el certificado, el acta, la solicitud y el convenio.
6.2. FIRMA
La firma comprende el nombre, el apellido o los apellidos y la rúbrica estilizados de la persona que se responsabiliza del documento.
Observaciones:
a) La persona que ha firmado el original de un documento puede dejar de firmar sus copias, en las cuales se estampará su sello facsimil o aquel que reemplace a este sello.
b) Si son dos los responsables de un documento, firma al lado izquierdo de la hoja el de mayor Jerarquía, o si son del mismo nivel jerárquico, el más antiguo en el cargo; y si son de la misma antigüedad en el cargo, firma en ese lado, el que mayor participación ha tenido en la actividad o asunto que se Informa. Cuando los firmantes son más de dos, firman uno a continuación de otro, teniendo en cuenta su jerarquía, antigüedad en el cargo y/o el grado de intervención en la labor o gestión efectuada.
c) El servidor que visa o autoriza la remisión o la expedición de ciertos documentos (como algunos informes, certificados, copias certificadas, directivas y resoluciones) firma, rubrica o coloca su media firma al lado izquierdo o debajo de la firma del que ha redactado el documento, en señal de conformidad. La rúbrica o media firma viene a ser aquel rasgo o trazo peculiar que nos pertenece y que en nuestra firma acompaña a nuestro nombre y apellido.
El que visa o autoriza un documento encabeza su firma, rúbrica o media firma con la abreviatura de la frase "visto bueno": V0b", que es la fórmula de certificación más difundida en nuestro medio.
6.3. POSFIRMA
La posfirma es la parte que identifica al responsable de la comunicación. Está compuesta por los siguientes elementos;
6.3.1. Profesión o grado académico, en forma abreviada, del responsable del documento. Por ejemplo: Ing.:
6.3.2. Nombre o nombres y apellidos del mismo, con mayúsculas: ÓSCAR PALOMINO SÁNCHEZ; y
6.3.3. Cargo que desempeña, cuyos sustantivos y adjetivos se escriben con letra inicial mayúscula: Jefe de Planificación.
Ing. ÓSCAR PALOMINO SÁNCHEZ Jefe de Planificación
Observaciones:
a) Por Ley N° 24310, vigente en el Perú desde el 21 de setiembre de 1985, "la denominación de todo honor, grado académico, título profesional, oficio, función pública, cargo, empleo u otra actividad ocupacional o laboral, cualquiera que sea su origen o nivel, será expresada, cuando corresponde a la mujer, en género femenino, si ella es posible gramaticalmente". En consecuencia, debe decirse ingeniera, abogada, arquitecta, contadora pública, licenciada, médica cirujana, médica veterinaria, químico-farmacéutica, odontóloga, etc. si el título profesional corresponde a una mujer; del mismo modo, debe llamarse presidenta, ministra, rectora, decana, directora, jefa, secretaria general, contadora general, asesora, inspectora, auditora, gerente general, jueza, fiscala, etc. si el cargo correspondiente lo ejerce también una mujer.
b) Si una persona tiene dos o más títulos profesionales o grados académicos, en la posfirma utiliza solamente la abreviatura de su título profesional o grado más alto. Y si éstos son del mismo nivel, emplea la abreviatura del título o grado de mayor prestigio social.
c) Si una persona ocupa dos o más cargos administrativos simultáneamente, en la posfirma indica sólo el cargo más alto; y si son del mismo nivel, hace mención al cargo que ocupa en calidad de titular.
d) Si la persona cuya identificación aparece en la posfirma no puede firmar el documento por algún motivo y hay urgencia de remitirlo, podrá firmarlo su reemplazante pero colocando una :;p': delante del primer elemento de la posfirma, así:
p. Prof. ALVARO ALEGRÍA SOTO Director
La "p" significa: "firmo por ..."
Se recomienda "firmar por otro" solamente en documentos internos, de remisión inmediata, no comprometedores.
e) Antiguamente, la posfirma aparecía encabezada por una raya horizontal sobre la cual se firmaba; en la actualidad, dicha raya ya no se utiliza y la firma recae directamente sobre la posfirma. Por ejemplo:
CP. JOSÉ ARENAS DEL CAMPO Contador General
Esa raya horizontal ha quedado relegada para los sellos de posfirma y de colegiatura.
f) En la denominación del cargo que se desempeña en forma transitoria, se añade cualquiera de los detalles siguientes:
1) La abreviatura de la frase latina "ad interim", entre paréntesis:
Líc. CARLOS PAREDES PINTO Director (a.i.)
(La frase "ad interim" significa "provisional", "interino").
2) La palabra "encargado"_
Eco. LUIS ARBULÚ NÚÑEZ Jefe Encargado
o su abreviatura, entre paréntesis:
Eco. LUIS ARBULÚ NÚÑEZ Jefe (e)
3) O el término "accidental" (difundido en las instituciones castrenses):
Cap. PNP. ELIAS CAMPOS PIEDRA Jefe Accidental del Frente Policial de Huacho
g) La posfirma del servidor que sin ser profesional ocupa cargo administrativo se consigna así:
GUIDO ROSALES LORA Jefe
y del que siendo profesional no ocupa cargo, se detalla:
Ing. Jesús Bárreto Ríos
h) La posfirma de los servidores que no tienen cargo ni profesión y de las personas naturales (y de las consideradas como éstas) comprende únicamente sus nombres y apellidos escritos del modo siguiente:
José Calle Barrenechea
(Los que firman solicitudes y cartas familiares, notariales y de poder lo hacen como personas naturales, por más que ocupen cargos y tengan profesión).
i) En muchas instituciones, la posfirma ya no se mecanografía, sino se estampa el sello de posfirma.
j) El sello de posfirma es reemplazado por el sello de colegiatura cuando el responsable de la comunicación firma un documento de su competencia profesional.
6.4. SELLO
El sello es el instrumento que autentica o legaliza el documento que se envía: refrenda la firma del responsable de la comunicación.
Este sello tiene la forma redonda o circular en los organismos dependientes del Estado, y puede tener otras en el Sector Privado. Lo usan todas las personas que ocupan cargos directivos. Recibe el nombre de "sello de legalización".
6.5. ANEXO
El anexo es una parte opcional. Se emplea únicamente cuando al
documento que remitimos hay necesidad de acompañar objetos u otros documentos, como recibos, facturas, certificados, planos, tablas, testimonios, fotografías, casets, videos, diskets, etc., para sustentar el pedido que se realiza o ilustrar la información que se proporciona. Por ejemplo, se usa anexo en la solicitud que lleva adjunta un certificado de estudios. El anexo está integrado por:
6.5.1. La palabra "anexo" (todo con mayúscula o sólo su letra inicial), subrayada, seguida de dos puntos; y
6.5.2. El nombre del objeto o del documento que se acompaña. Así: ANEXO: Copia de la R.R. N? 176-07-UNA, de 15-05-0/
Observaciones:
a) Si los objetos o documentos que se acompañan al que redactamos son dos o más, se utiliza el término "anexos" y se los ordena y enumera teniendo presente uno de los criterios que mencionamos en la observación siguiente. Por ejemplo:
ANEXOS:
1. Partida de nacimiento.
2. Certificado de trabajo.
3. Declaración jurada.
b) Los objetos o documentos que se anexan se ordenan y enumeran teniendo en consideración uno de los siguientes criterios:
1) La antigüedad de los objetos o documentos (de mayor a menor antigüedad);
2) La importancia que tienen;
3) El orden en el cual aparecen citados en el documento al queacompañan; y
4) El orden en el que los requieren algunas instituciones, por ejemplo,
en sus reglamentos o bases de concurso.
c) Cada objeto o documento que se acompaña lleva una inscripción integrada por la palabra "anexo", con mayúsculas, y el número que se le asigna en el ordenamiento respectivo. Los documentos la llevan en la parte superior derecha de la primera página. Por ejemplo:
ANEXO 01
d) Los documentos que se adjuntan, una vez ordenados y enumerados se engrapan o se ponen en un fólder y luego se envían conjuntamente con la comunicación a la cual acompañan.
6.6. "CON COPIA"
La "con copia" es la parte que identifica o hace mención a las autoridades, dependencias y/o servidores a quienes se envían copias del documento que se redacta. Comprende los siguientes elementos:
6.6.1. El encabezamiento, que viene a ser la abreviatura de la frase "con copia", así: c.c, y
6.6.2. La relación de las autoridades, dependencias y/o servidores a quienes se remiten las copias del documento. Por ejemplo:
c.c:
Dirección Sub dirección Archivo.
Observaciones:
a) Esta parte denominada provisionalmente "con copia" se usa en todos
los documentos cuyas copias hay necesidad de hacer conocer a autoridades, dependencias o servidores que, por función o a juicio del remitente, deben enterarse de lo que se está remitiendo. Pero en 5 documentos que son: oficio múltiple, memorando múltiple, directiva, carta circular y circular esta frase "con copia" se reemplaza por la palabra "distribución", que se escribe en forma completa, con mayúsculas, subrayada y seguida de dos puntos:
DISTRIBUCIÓN:
Dpto. de Adquisiciones Dpto. de Ventas Almacén Archivo.
Este cambio de "con copia" por "distribución" no es por gusto; se debe a que las personas o dependencias consideradas en la "distribución" de esos 5 documentos son sus destinatarios, por lo que están obligadas a cumplir o a asumir sus responsabilidades» en lo que les atañe; mientras que quienes están consideradas en la "con copia" sólo tienen la obligación de "tomar conocimiento" de lo que se ha enviado, para que se mantengan informados de lo que está sucediendo, pudiendo actuar o no cuando lo crean conveniente.
b) En un documento no se puede emplear al mismo tiempo "con copia" y "distribución"; hay que usar solamente a una de ellas. En caso de requerir el empleo de las dos formas, dentro de una se incluiría a lo que correspondería a la otra.
Las autoridades, dependencias y/o servidores a quienes se envían copias de un documento, se mencionan de mayor a menor jerarquía en orden alfabético, al ser del mismo nivel jerárquico), uno debajo de otro, a un solo espacio, asi;
ce:
Oficina de Bienestar Social Prof. Juan Pineda Vila Bach. Luis Cano Solís Archivo.
DISTRIBUCIÓN:
Unidad de Transportes Ing. Raúl Huerta Torres Srta. Blanca Vallejo Guerra Archivo.
d) Si hay necesidad de mandar más de una copia a alguna dependencia o persona o para su conservación en el archivo, el número de las mismas se especifica a continuación de sus nombres, entre paréntesis:
ce:
Unidad de Estadística Área de Programación Archivo (02).
DISTRIBUCIÓN:
Dirección Regional
Oficina de Administración (04)
Unidad de Población y Des. (11)
Archivo.
e) Cuando los destinatarios de las copias son varios, se los agrupa bajo denominaciones genéricas y se especifica, entre paréntesis, el número
de ejemplares que les corresponde:
DISTRIBUCIÓN:
Gerencia General
Subgerencias (02)
Jefaturas (08)
Interesados (25) Archivo.
f) Todo documento se redacta, por lo menos, con una copia, para que quede como prueba de su elaboración. Esta copia, debidamente sellada, firmada o rubricada por la persona que recibe su original, se guarda en el archivo de la dependencia remitente o queda en poder de quien lo redactó para su archivo personal.
g) El que recepciona un documento estampa su sello, firma o rúbrica en la copia o el respectivo cuaderno de cargos, indicando el día y la hora en que lo recibe. Esta acción constituye prueba de su recepción. Por ejemplo:
ce:
Dpto. de Marketing Área de Servicios Archivo.
h) En el documento que se redacta con una sola copia se indica: "ce. Archivo", sin los dos puntos, que ya no se colocan porque no encabezan enumeración. En este caso, esta parte puede eliminarse, pero debe entenderse que el documento ha sido elaborado con una copia para el archivo.
i) La "con copia" y "distribución" se pueden eliminar en los documentos de circulación externa.
6.7. PIE DE PÁGINA
El pie de página es la parte que identifica a los responsables de la elaboración del documento. Comprende las iníciales del nombre o nombres y de los apellidos de la persona que se menciona en la posfirma y de aquélla que se encargó de su mecanografiado o digitación a computadora.
Estas iníciales se colocan al culminar la redacción del documento, en el lado inferior izquierdo, separadas por una barra oblicua, del siguiente modo: con letras mayúsculas, las iníciales de la persona que figura en la posfirma; y con minúsculas, de quien se encargó de mecanografiarlo o digitarlo. Por ejemplo, si fueran Rubén Tirado Palomino, el que aparece en la posfirma, y Nelly Orellano Páucar, la secretaria que mecanografió la comunicación, las iníciales de aquellas personas se consignan así en el pie de página: RTP/nop.
Observaciones:
a) Cuando la naturaleza de la comunicación, su contenido o cualquier otra circunstancia obligan a que sea la misma persona quien proyecte el documento la encargada de su mecanografiado, sólo se coloca las iniciales de aquella persona con mayúscula: PTF.
b) Si el documento es preparado en equipo o si es tan elemental o rutinario, se coloca solamente las iniciales de la persona encargada de su mecanografiado o digitación, con minúsculas: ytr.
c) Entre las letras de las iniciales de las personas responsables de la comunicación, no se coloca puntos. El punto se gráfica únicamente al finalizar todo el pie de página, por ejemplo: MHT/tfd.
d) Los documentos redactados por personas naturales y por aquéllas consideradas como tales no llevan pie de página, porque se supone que sus únicos responsables son sus firmantes.
jueves, 22 de septiembre de 2011
Redacción de textos
"Lo bueno, si breve, dos veces bueno".
Gracián
" Se ha de hablar, como en testamento; que a menos palabra, menos pleitos".
"Son las voces lo que las hojas en el árbol, y los conceptos, el fruto".
Eugenio D'Ors afirma:
"Entre dos explicaciones, elige la más clara; entre dos formas, la mas elemental; entre dos palabras, la más breve".
Notemos como don Eugenio con cuatro palabras nos habla de claridad; nos recomienda la sencillez y no se olvida de la brevedad. Su pensamiento, corto pensamiento, es un alarde de "densidad" (mucho en poco). Para conseguirlo, debemos releer nuestros escritos. Debemos resumir, todo se puede resumir.
¿Qué es un texto?
• Del latín, textus.
• Diferentes conceptos:
• Es “la estructura formal, gramatical de un discurso” (Kintsch y van Dijk 1975:100).
• Es “el registro verbal de un acto de comunicación” (Para Brown y Yule 1983: 6).
• Es una unidad de contenido, compleja y coherente, con función comunicativa (Brinker, 1987; citado en “¿Qué es un texto?”).
• Es una configuración lingüística; un conjunto de elementos (palabras, oraciones…) organizados según reglas gramaticales y de textualización (Álvarez 1996: 4).
CONCEPTO TEXTO
El texto es la unidad superior de comunicación y de la competencia organizacional del hablante. Su extensión es variable y corresponde a un todo comprensible que tiene una finalidad comunicativa en un contexto dado. El carácter comunicativo, pragmático y estructural permiten su identificación. Ahora bien, en la descripción de un texto, hay que considerar factores en relación con la competencia discursiva, la situación y las reglas propias del nivel textual.
“Clases” textuales o “géneros” discursivos
Son formas discursivas estereotipadas y definidas por:
• Sus características extralingüísticas (contexto: factores culturales, históricos,…).
• Sus características lingüísticas (configuración textual: estructura informativa o argumentativa, rasgos gramaticales,…).
• Su característica de forma abierta, es decir, se adaptan a las diversas situaciones comunicativas. Si cambia el contexto, cambiarán también las configuraciones textuales; p. ej. programas de televisión, diarios o revistas de diez años atrás, tienen su propia estructura (Todorov, Bernárdez; citados por Amadeo).
El modelo de Heinemann y Vieweger (91, en Ciapuscio 94, citado por Amadeo), que considera
• tanto las características internas (lingüísticas)
• como las externas (extralíngüísticas), “es uno de los modelos de clasificación de textos que goza en este momento de mayor aceptación” (Amadeo). (Las itálicas y el color son nuestros).
Los “tipos” de textos
Los hipergéneros (Adam, citado por Amadeo) o los tipos de textos (Welrich, citado por Amadeo),
• son matrices preexistentes
• que se utilizan para construir textos
• que reflejen algún aspecto específico de la realidad
(Werlich 75, citado por Amadeo).
Son conjuntos de unidades textuales definidos por sus características lingüísticas y discursivas internas (no intervienen las externas) y comunes (López Ferrero):
• estructura informativa
• rasgos gramaticales
• carácter cerrado (sin adaptaciones) y
• carácter abstracto.
El concepto de “tipos textuales” es limitado:
• no agota en su totalidad ni la comprensión de textos ni su producción;
• es sólo uno de los múltiples aspectos del texto que tener en cuenta en la clasificación de los textos (Amadeo).
Los tipos de textos y sus bases temáticas
Werlich (citado por Amadeo) clasifica seis bases temáticas que responden a seis modelos básicos.
• Descriptiva
• Narrativa
• Expositivo-sintética
• Expositivo-analítica
• Argumentativa
• Instructiva
Características de los textos académicos
• Pertenecen al conjunto de “clases” o “géneros” textuales.
• Se manejan en las instituciones educativas.
• Tratan de temas especializados.
PASOS NECESARIOS PARA REDACTAR:
Selección del tema
Búsqueda de información
Elaboración de un bosquejo
Organización de las ideas
Redacción de un borrador
Revisiones
Redacción definitiva
1.- Selección del tema.
Puede tratarse de un tema que te hayan pedido desarrollar... Si no es así, elige redactar sobre algún asunto de tu interés.
Gracián
" Se ha de hablar, como en testamento; que a menos palabra, menos pleitos".
"Son las voces lo que las hojas en el árbol, y los conceptos, el fruto".
Eugenio D'Ors afirma:
"Entre dos explicaciones, elige la más clara; entre dos formas, la mas elemental; entre dos palabras, la más breve".
Notemos como don Eugenio con cuatro palabras nos habla de claridad; nos recomienda la sencillez y no se olvida de la brevedad. Su pensamiento, corto pensamiento, es un alarde de "densidad" (mucho en poco). Para conseguirlo, debemos releer nuestros escritos. Debemos resumir, todo se puede resumir.
¿Qué es un texto?
• Del latín, textus.
• Diferentes conceptos:
• Es “la estructura formal, gramatical de un discurso” (Kintsch y van Dijk 1975:100).
• Es “el registro verbal de un acto de comunicación” (Para Brown y Yule 1983: 6).
• Es una unidad de contenido, compleja y coherente, con función comunicativa (Brinker, 1987; citado en “¿Qué es un texto?”).
• Es una configuración lingüística; un conjunto de elementos (palabras, oraciones…) organizados según reglas gramaticales y de textualización (Álvarez 1996: 4).
CONCEPTO TEXTO
El texto es la unidad superior de comunicación y de la competencia organizacional del hablante. Su extensión es variable y corresponde a un todo comprensible que tiene una finalidad comunicativa en un contexto dado. El carácter comunicativo, pragmático y estructural permiten su identificación. Ahora bien, en la descripción de un texto, hay que considerar factores en relación con la competencia discursiva, la situación y las reglas propias del nivel textual.
“Clases” textuales o “géneros” discursivos
Son formas discursivas estereotipadas y definidas por:
• Sus características extralingüísticas (contexto: factores culturales, históricos,…).
• Sus características lingüísticas (configuración textual: estructura informativa o argumentativa, rasgos gramaticales,…).
• Su característica de forma abierta, es decir, se adaptan a las diversas situaciones comunicativas. Si cambia el contexto, cambiarán también las configuraciones textuales; p. ej. programas de televisión, diarios o revistas de diez años atrás, tienen su propia estructura (Todorov, Bernárdez; citados por Amadeo).
El modelo de Heinemann y Vieweger (91, en Ciapuscio 94, citado por Amadeo), que considera
• tanto las características internas (lingüísticas)
• como las externas (extralíngüísticas), “es uno de los modelos de clasificación de textos que goza en este momento de mayor aceptación” (Amadeo). (Las itálicas y el color son nuestros).
Los “tipos” de textos
Los hipergéneros (Adam, citado por Amadeo) o los tipos de textos (Welrich, citado por Amadeo),
• son matrices preexistentes
• que se utilizan para construir textos
• que reflejen algún aspecto específico de la realidad
(Werlich 75, citado por Amadeo).
Son conjuntos de unidades textuales definidos por sus características lingüísticas y discursivas internas (no intervienen las externas) y comunes (López Ferrero):
• estructura informativa
• rasgos gramaticales
• carácter cerrado (sin adaptaciones) y
• carácter abstracto.
El concepto de “tipos textuales” es limitado:
• no agota en su totalidad ni la comprensión de textos ni su producción;
• es sólo uno de los múltiples aspectos del texto que tener en cuenta en la clasificación de los textos (Amadeo).
Los tipos de textos y sus bases temáticas
Werlich (citado por Amadeo) clasifica seis bases temáticas que responden a seis modelos básicos.
• Descriptiva
• Narrativa
• Expositivo-sintética
• Expositivo-analítica
• Argumentativa
• Instructiva
Características de los textos académicos
• Pertenecen al conjunto de “clases” o “géneros” textuales.
• Se manejan en las instituciones educativas.
• Tratan de temas especializados.
PASOS NECESARIOS PARA REDACTAR:
Selección del tema
Búsqueda de información
Elaboración de un bosquejo
Organización de las ideas
Redacción de un borrador
Revisiones
Redacción definitiva
1.- Selección del tema.
Puede tratarse de un tema que te hayan pedido desarrollar... Si no es así, elige redactar sobre algún asunto de tu interés.
2.- Búsqueda de información.
Para informar sobre un hecho, la técnica de las ocho preguntas es muy efectiva: Hazte las siguientes preguntas y contéstalas:
¿qué?
¿quién?
¿dónde?
¿cuándo?
¿por qué?
¿cómo?
¿cuál?
¿cuántos?
La técnica de los siete imperativos es muy útil para todo tipo de escritos:
Descríbelo: ¿cómo lo ves, sientes, hueles, tocas o saboreas?
Compáralo: ¿a quién se parece o de qué se diferencia?
Relaciónalo: ¿con qué se relaciona?
Analízalo: ¿cuántas partes tiene?, ¿cuáles?, ¿cómo funcionan?
Aplícalo: ¿cómo se utiliza?, ¿para qué sirve?
Arguméntalo: ¿qué se puede decir a favor o en contra?
Conclúyelo: ¿qué conclusiones sacas?
Para temas en general, la técnica hazte todas las preguntas que se te ocurran es muy efectiva. Por medio de un buen número de preguntas, generas un cuestionario para buscar luego las respuestas. Por ejemplo: (Del Río, 1993:5):
¿qué es?
¿cómo es?
¿para qué sirve?
¿cómo se administra?
¿cuánto mide?
¿qué le hace falta?
¿es seguro?
¿otros usos?
¿dónde está?
¿instalaciones?
¿quién lo mandó construir?
¿cuándo se construyó?
¿cómo es en relación con otros?
¿cuánto se gasta en su mantenimiento?
¿por qué es importante tenerlo?
La técnica elige dos o tres términos clave es útil para cualquier clase y tamaño de escritos. por ejemplo:
Luis trabaja como guía turista: su trabajo es estimulante, pero agotador.
Palabras clave: estimulante y agotador.
Estimulante:
Viaja mucho
Cuenta con 10 años de experiencia
Conoce muchos lugares
Trata con mucha gente importante
Adquiere mucho acervo
Domina varios idiomas
Gana mucho dinero
No tiene horario fijo
Agotador:
No tiene tiempo libre
Trabaja toda la semana
Tiene que estar alegre y sociable todo el tiempo
No cuenta con tiempo para formar una familia
Debe estar disponible las 24 horas del día cuando está guiando a un grupo
Redacción:
Luis es un excelente guía turista con diez años de experiencia. Conoce los cinco continentes por lo que su acervo es muy amplio y culto. No hay lugar del planeta que no haya visitado cuando menos una vez. Ha tenido que aprender varias lenguas y, por consecuencia, es un conversador muy ameno por lo que todo tipo de personas de alto nivel intelectual y cultural buscan su compañía.
Por otro lado, no le queda tiempo para cultivar una vida privada... También se siente agotado, ya que casi no descansa y siempre tiene que estar disponible y presentable y, además, debe mantener una perenne actitud positiva y lucir una eterna sonrisa.
La técnica lluvia de ideas dura pocos segundos o minutos, durante los cuales, el autor se dedica solo a reunir información para el texto. Se sumerge en la piscina de su memoria y de su conocimiento para buscar todo lo que le sea útil para la ocasión.
Consejos para la lluvia de ideas:
Apúntalo todo, incluso lo que parezca obvio, absurdo o ridículo. ¡No prescindas de nada! Cuantas más ideas tengas, más rico será el texto. Es posible que más adelante puedas aprovechar una idea aparentemente pobre o loca.
No valores las ideas ahora. Después podrás recortar lo que no te guste. Concentra toda tu energía en el proceso creativo de buscar ideas.
Apunta palabras sueltas y frases para recordar la idea. No pierdas tiempo escribiendo oraciones completas y detalladas. Tienes que apuntar con rapidez para poder seguir el pensamiento. Ahora el papel es solo la prolongación de tu mente.
No te preocupes por la gramática, la caligrafía o la presentación en este momento.
Nadie más que tú leerá este papel.
Juega con el espacio del papel. Traza flechas, círculos, líneas, dibujos. (Cassany, 1999: 63).
Cuando no se te ocurran más ideas, relee lo que has escrito o utiliza una de las siguientes técnicas para buscar más.
La técnica de escritura libre o automática consiste en ponerse a escribir de manera rápida y constante apuntando todo lo que venga a la mente en ese momento sobre el tema que escribimos, o sobre otros aspectos relacionados con él. Hay que concentrarse en el contenido y no en la forma, valorar la cantidad de texto más que la calidad; y, sobre todo, no detenerse en ningún momento. Se recomienda empezar por sesiones de diez minutos, que pueden llegar hasta veinte o treinta, con la experiencia.
Es muy útil para generar ideas y superar bloqueos. El texto resultante tiene muchas deficiencias que se corregirán al desarrollar la redacción y reescribir la versión final.
La técnica frases empezadas: es bastante más concreta que la de lluvia de ideas. Sirve para orientar la redacción.
Lo más importante es...
Tengo que evitar que...
Es necesario que no olvide que...
No estoy de acuerdo con...
Me gustaría...
Opino...
La razón más importante es...
Quiero...
La técnica de mapas y redes:
Los mapas (de ideas, mentales, o denominados también árboles o ideogramas) son una forma visual de representar nuestro pensamiento. Consiste en dibujar en un papel las asociaciones mentales de las palabras e ideas que se nos ocurren en la mente. (Cassany: 1999, 58).
GRáFICO
Escoge una palabra nuclear sobre el tema que escribes y apúntala en el centro de la hoja, en un círculo. En seguida, anota todas las palabras que asocies con ella y circúlalas. (Cassany, 1999: 59). El procedimiento dura unos cuantos minutos. Luego, anota cada palabra como encabezado y escribe todas las que se te ocurran que tengan relación con la palabra principal. El papel se convierte en la prolongación de tu mente y en un buen material para iniciar la redacción. Elige el punto de vista desde el que vas a abordar tu texto.
Finalmente, si tomas en cuenta cada uno de los aspectos anteriores, podrás redactar con facilidad un escrito sobre “Educación Superior” o sobre “El mar”, etcétera.
3.- Elaboración de un bosquejo. Una vez que tengas la información, organízala:
Determina cuál es la idea principal o tema.
Ordena las demás ideas de acuerdo con su importancia, de mayor a menor.
Expresa cada idea con enunciados claros.
Organiza el texto.
4. Elabora bloques semánticos. Consiste en seleccionar las palabra recogidas en la lluvia de ideas, según se usen en estas unidades,
5.- Redacción de un borrador. Elabora un primer intento de redacción.
6.- Revisiones. En un proceso eficiente de revisión se debe tomar en cuenta lo siguiente:
Sirve para mejorar globalmente el texto.
Afecta a fragmentos extensos de texto, las ideas principales y la estructura.
Pueden surgir nuevas ideas.
El cambio de un término o palabra puede motivar a rehacer la estructura de toda una frase o párrafo.
7.- Redacción definitiva. Después de efectuar una última revisión, puedes elaborar el texto definitivo. Todavía recomiendo una última revisión después de poner distancia temporal; es decir, que conviene dejar a un lado el texto definitivo por un tiempo determinado -según la urgencia que se tenga de presentarlo-, y volver a efectuar otra revisión antes de darlo por terminado
Técnicas de redacción
1. Cortar las oraciones excesivamente largas.
2. Tachar las palabras irrelevantes.
3. Hacer explícito lo escondido.
4. Poner juntas las palabras que van juntas.
5. Usar marcadores del discurso.
6. Preferir un estilo verbal.
7. Elegir palabras concretas.
Cortar las oraciones largas
Nadie con perspectiva histórica puede negar la aportación al desarrollo económico que trajo, desde los tiempos no tan lejanos de la "serpiente europea", el sistema monetario europeo, que se propuso, desde su inicio, introducir cierta dosis de disciplina en las políticas monetarias, o simplemente políticas, entre los países que se habían comprometido, tomando impulso del tratado de Roma, firmado por seis países —RFA, Francia, Italia, Bélgica, Holanda y Luxemburgo—, para llegar —¡y ya hace cincuenta años!— a una unión económica europea, embrión de los Estados Unidos Europeos.
Nadie con perspectiva histórica puede negar la aportación al desarrollo económico que trajo el sistema monetario europeo, desde los tiempos no tan lejanos de la "serpiente europea“.
Desde su inicio, este se propuso introducir cierta dosis de disciplina en las políticas monetarias, o simplemente políticas, entre los países que se habían comprometido a una unión económica europea.
Estos países que firmaron el tratado de Roma — ¡ya hace cincuenta años!— son RFA, Francia, Italia, Bélgica, Holanda y Luxemburgo.
Este tratado fue un embrión de los Estados Unidos Europeos
http://www.upf.edu/pdi/dtf/daniel_cassany/Almeria108.pdf
viernes, 16 de septiembre de 2011
jueves, 15 de septiembre de 2011
Partes de un proyecto de inversión
1- Estudio de Prefactibilidad Nos dice si es racional o no gastar los recursos para hacer el Proyecto de Inversión De la misma manera que el Proyecto de Inversión se hace para determinar la conveniencia o no de convertir en realidad la Idea de Inversión, el Estudio de Prefactibilidad se encarga de demostrar si es conveniente gastar el dinero que demandará el Proyecto de Inversión.
2- Estudio de Mercado. Mediante distintas técnicas se investiga el mercado al cual está dirigido el producto o los servicios, a los efectos de determinar, con una mayor precisión, dos valores fundamentales para nuestro Proyecto de Inversión, se trata de N y p, que son: N = número de unidades que demanda el mercado del Producto o Servicio bajo estudio. p = precio al cual el mercado está dispuesto a pagar por él. El número N está directamente vinculado con el tamaño físico de mi empresa, y el valor p servirá para compararlo con mi costo (que se determinará más adelante) y me determinará si tiene sentido o no largarme en esta aventura de la Inversión. Uno de los primeros pasos de este Estudio, consiste en definir con toda precisión el tipo de producto o servicio que yo pretendo fabricar o brindar.
3- Estudios técnicos. Con la base del número N estos estudios están destinados a despejar todos los detalles técnicos la producción del bien o servicio. Determinar el proceso y método de fabricar mi producto o prestar el Servicio. El definir cuál será mi método de producción, junto con el número N de unidades a producir (que tengo como fruto de mi Estudio de Mercados), me permitirán despejar las necesidades de equipos y mano de obra que necesitaré. Con estos datos (número de operarios y equipos) podré realizar el dimensionamiento físico de la planta o ampliación. Dimensionamiento que incluye también el de sus requerimientos de servicios (energía, gas, aire comprimido, combustibles, vapor, etc.) Esto posibilita el diseño del Organigrama Administrativo que requeriré para manejar el Proyecto, y las necesidades de oficinas que tendrá para albergar a ese personal y su equipo de trabajo.
4- Estudio de las Inversiones Teniendo despejadas las magnitudes físicas, y teniendo en claro los equipos y comodidades necesito, será posible determinar el dinero que tendremos que invertir, y que llamaremos el Capital Total Necesario (CTN), y que está compuesto de:
- Capital Fijo
- Capital Circulante
- Capital de Puesta en Marcha
5- Estudio de los Costos (c) Con la base del Dimensionamiento Físico, el personal indirecto, estamos en condiciones de estudiar el Costo c de nuestro producto o servicio. Despejar el valor c tiene un significado muy importante, porque debe ser menor que el p determinado en el Estudio de Mercados. Sólo si c es menor que p el proyecto es realizable, y entonces tienen sentido los dos últimos estudios de nuestro Proyecto de Inversión, que son el objetivo de este capítulo, y que después de una inmediata y breve introducción, veremos con más detalle.
6- Estudio de Financiación de la inversión Determinada la magnitud de la inversión, en el punto 4, este estudio se realiza para ver de que manera los socios del proyecto tienen que aportar sus capitales. Se trata de determinar cuanto y cuándo tienen que aportar, tratando de que esos aportes sean lo más reducidos posibles. 7- Evaluación del proyecto de inversión. Ver que tan bueno es el Proyecto, y calcular algunos indicadores que permitirán comparar éste proyecto con otros
PERFIL BÁSICO DEL PROYECTO
1.IDENTIFICACIÓN DEL PROYECTO DE INVERSION PRIORITARIO
1.1NOMBRE DEL PROYECTO DE INVERSION qué propone y breve descripción
1.2 OBJETIVO DEL PROYECTO
1.3 IMPORTANCIA DEL PROYECTO(S) PARA LA ENTIDAD PROMOTORA Y SU ÁREA DE INFLUENCIA
1.4 PERFIL DE LA POBLACIÓN BENEFICIADA:
1.5 LOCALIZACION GEOGRÁFICA
2.INFORMACION BASICA DEL PROYECTO
2.1 TIPO DE PROYECTO Y MONTO DE INVERSION REQUERIDO:
a) Proyecto nuevo o actividad nueva
b) Proyecto existente o ampliación productiva
c) Compra de participación de socio/s existente/s (venta de participación en empresa)
d) Reducción de deuda u otra modalidad de reestructuración financiera
2.2 DEMANDA POTENCIAL (¿Cómo se atiende la demanda actual y por qué está insatisfecha?)
2.3 ALTERNATIVA DE SOLUCIÓN
(mediante una APP, INVERSION PUBLICA O INVERSION PRIVADA)
3. RENTABILIDAD DEL PROYECTO
3.1 EVALUACIÓN COSTO / BENEFICIO
3.2 CÁLCULO PRELIMINAR DE LA TASA DE RETORNO DE LA INVERSIÓN
4.COMENTARIOS
Por ejemplo, Qué relación existe entre el proyecto y el Plan de promoción de inversiones aprobado por la región?.; Existen problemas legales que tienen que superarse?; Existe compromisos futuros con otros proyectos? , etc.
2- Estudio de Mercado. Mediante distintas técnicas se investiga el mercado al cual está dirigido el producto o los servicios, a los efectos de determinar, con una mayor precisión, dos valores fundamentales para nuestro Proyecto de Inversión, se trata de N y p, que son: N = número de unidades que demanda el mercado del Producto o Servicio bajo estudio. p = precio al cual el mercado está dispuesto a pagar por él. El número N está directamente vinculado con el tamaño físico de mi empresa, y el valor p servirá para compararlo con mi costo (que se determinará más adelante) y me determinará si tiene sentido o no largarme en esta aventura de la Inversión. Uno de los primeros pasos de este Estudio, consiste en definir con toda precisión el tipo de producto o servicio que yo pretendo fabricar o brindar.
3- Estudios técnicos. Con la base del número N estos estudios están destinados a despejar todos los detalles técnicos la producción del bien o servicio. Determinar el proceso y método de fabricar mi producto o prestar el Servicio. El definir cuál será mi método de producción, junto con el número N de unidades a producir (que tengo como fruto de mi Estudio de Mercados), me permitirán despejar las necesidades de equipos y mano de obra que necesitaré. Con estos datos (número de operarios y equipos) podré realizar el dimensionamiento físico de la planta o ampliación. Dimensionamiento que incluye también el de sus requerimientos de servicios (energía, gas, aire comprimido, combustibles, vapor, etc.) Esto posibilita el diseño del Organigrama Administrativo que requeriré para manejar el Proyecto, y las necesidades de oficinas que tendrá para albergar a ese personal y su equipo de trabajo.
4- Estudio de las Inversiones Teniendo despejadas las magnitudes físicas, y teniendo en claro los equipos y comodidades necesito, será posible determinar el dinero que tendremos que invertir, y que llamaremos el Capital Total Necesario (CTN), y que está compuesto de:
- Capital Fijo
- Capital Circulante
- Capital de Puesta en Marcha
5- Estudio de los Costos (c) Con la base del Dimensionamiento Físico, el personal indirecto, estamos en condiciones de estudiar el Costo c de nuestro producto o servicio. Despejar el valor c tiene un significado muy importante, porque debe ser menor que el p determinado en el Estudio de Mercados. Sólo si c es menor que p el proyecto es realizable, y entonces tienen sentido los dos últimos estudios de nuestro Proyecto de Inversión, que son el objetivo de este capítulo, y que después de una inmediata y breve introducción, veremos con más detalle.
6- Estudio de Financiación de la inversión Determinada la magnitud de la inversión, en el punto 4, este estudio se realiza para ver de que manera los socios del proyecto tienen que aportar sus capitales. Se trata de determinar cuanto y cuándo tienen que aportar, tratando de que esos aportes sean lo más reducidos posibles. 7- Evaluación del proyecto de inversión. Ver que tan bueno es el Proyecto, y calcular algunos indicadores que permitirán comparar éste proyecto con otros
PERFIL BÁSICO DEL PROYECTO
1.IDENTIFICACIÓN DEL PROYECTO DE INVERSION PRIORITARIO
1.1NOMBRE DEL PROYECTO DE INVERSION qué propone y breve descripción
1.2 OBJETIVO DEL PROYECTO
1.3 IMPORTANCIA DEL PROYECTO(S) PARA LA ENTIDAD PROMOTORA Y SU ÁREA DE INFLUENCIA
1.4 PERFIL DE LA POBLACIÓN BENEFICIADA:
1.5 LOCALIZACION GEOGRÁFICA
2.INFORMACION BASICA DEL PROYECTO
2.1 TIPO DE PROYECTO Y MONTO DE INVERSION REQUERIDO:
a) Proyecto nuevo o actividad nueva
b) Proyecto existente o ampliación productiva
c) Compra de participación de socio/s existente/s (venta de participación en empresa)
d) Reducción de deuda u otra modalidad de reestructuración financiera
2.2 DEMANDA POTENCIAL (¿Cómo se atiende la demanda actual y por qué está insatisfecha?)
2.3 ALTERNATIVA DE SOLUCIÓN
(mediante una APP, INVERSION PUBLICA O INVERSION PRIVADA)
3. RENTABILIDAD DEL PROYECTO
3.1 EVALUACIÓN COSTO / BENEFICIO
3.2 CÁLCULO PRELIMINAR DE LA TASA DE RETORNO DE LA INVERSIÓN
4.COMENTARIOS
Por ejemplo, Qué relación existe entre el proyecto y el Plan de promoción de inversiones aprobado por la región?.; Existen problemas legales que tienen que superarse?; Existe compromisos futuros con otros proyectos? , etc.
Partes de la tesina
Portada de la Tesina.- Debe llevar el nombre de la Institución, con mayúsculas, centrado en la parte superior; el título exacto de la Tesina, con mayúsculas; el nombre del autor. Al pie de página debe señalarse que el escrito es en cumplimiento de uno de los requisitos para obtener la licenciatura, ejemplo:
Tesina presentada para la obtención del título Profesional
Director de Tesina: Prof. Lic. ..............................
Ciudad, mes, año.
Tabla de Contenido de la Tesina.- Presenta la estructura de la Tesina, incluyendo las divisiones en capítulos y subdivisiones, con la indicación de páginas. Debe colocarse antes del cuerpo del escrito e inmediatamente después de la portada.
En la tabla de contenido se registran:
a) La Introducción.
b) Los Títulos de los Capítulos.
c) Las Secciones o Subdivisiones de cada Capítulo.
d) Los Apéndices.
e) La Bibliografía.
ESTRUCTURA DE LA PONENCIA
1.RESUMEN: QUÉ, CÓMO, DÓNDE, CON EL OBJETIVO DE, POSIBLES RESULTADOS
2.INTRODUCCIÓN.
-AFECTACIONES
-FUNDAMENTACIÓN
-OBJETIVOS
3.DESARROLLO
-MATERIALES Y MÉTODOS
-RESULTADOS
4.CONCLUSIONES.
5.RECOMENDACIONES
6.BIBLIOGRAFÍA.
Tesina presentada para la obtención del título Profesional
Director de Tesina: Prof. Lic. ..............................
Ciudad, mes, año.
Tabla de Contenido de la Tesina.- Presenta la estructura de la Tesina, incluyendo las divisiones en capítulos y subdivisiones, con la indicación de páginas. Debe colocarse antes del cuerpo del escrito e inmediatamente después de la portada.
En la tabla de contenido se registran:
a) La Introducción.
b) Los Títulos de los Capítulos.
c) Las Secciones o Subdivisiones de cada Capítulo.
d) Los Apéndices.
e) La Bibliografía.
ESTRUCTURA DE LA PONENCIA
1.RESUMEN: QUÉ, CÓMO, DÓNDE, CON EL OBJETIVO DE, POSIBLES RESULTADOS
2.INTRODUCCIÓN.
-AFECTACIONES
-FUNDAMENTACIÓN
-OBJETIVOS
3.DESARROLLO
-MATERIALES Y MÉTODOS
-RESULTADOS
4.CONCLUSIONES.
5.RECOMENDACIONES
6.BIBLIOGRAFÍA.
Partes de un artículo científico
La estructura del artículo científico, que más se utiliza, es como sigue:
Título del artículo: debe ser conciso, pero lo más informativo posible. Un buen titulo indica el contenido del artículo de manera suficientemente explícita y precisa para que presenten un interés práctico en las listas de títulos y para la indización y la codificación con miras al almacenamiento y la recuperación de la información; deben evitarse las abreviaturas y la jerga de los especialistas. Se presenta con mayúsculas, sin subrayar.
Autor(es): El nombre del autor o autores va centrado, debajo del título del trabajo. El nombre va con letra ordinario. No se incluyen los grados académicos. Debajo del nombre va la institución académica a la que pertenece.
Resumen informativo: La redacción debe realizarse de acuerdo o las recomendaciones formulados en la "Guía para la preparación y publicación de resúmenes analíticos destinados a la publicación", de la UNESCO. No debe contener datos que no figuren en el texto del artículo y no debe recargarse con detalles de interés secundario.
El resumen tiene una triple finalidad:
-Ayudar a los interesados para que se sumergan en la lectura de este artículo.
-Dar al lector la mayor cantidad de datos posibles a fin de que no tengan necesidad de leerlo íntegramente.
-Acelerar el trabajo de las revistas de resúmenes analíticos permitiéndoles reproducir inmediatamente el resumen, lo que contribuirá al mejoramiento general de los servicios de información científica.
Introducción: Es la primera parte del trabajo, pero no debe estar precedida de esta palabra, ya que ella no añade ninguna información. En esta sección, que debe ser razonablemente corta, es preciso hacer una exposición del problema, de su desarrollo histórico, de la forma en que se descubrieron sus principales parámetros, y del estado actual de la investigación.
Método: Es la primera sección del informe que lleva título. Tiene tres subdivisiones, cada una de las cuales va corrida hacia la izquierda y subrayada: sujetos, instrumentos y procedimiento.
Sujetos. No se usa la palabra "sujetos" sino en la subdivisión. En el cuerpo del artículo se usa siempre S (sujeto) o Ss (sujetos). En esta subdivisión, se incluye todo lo relacionado con los sujetos de experimentación, en forma tal que posibilite la replicación del experimento.
Instrumentos. Indica los aparatos usados, con todo detalle del caso. Cuando se trate de instrumentos bien conocidos, no es preciso describirlos, basta con dar la marca y el número de fabricación.
Procedimiento. muy detallado, presentará todos los pasos dados, la adquisición y extinción de la respuesta, la recuperación espontánea, etc. Esta parte del informe tiene gran importancia y debe escribirse con mucho cuidado.
Resultados: Los hallazgos del experimento pueden presentarse en tres formas: por medio de figuras o gráficos, por medio de tablas o cuadros y, verbalmente. En todos los casos, es preciso presentar también una descripción verbal de los resultados, sin discutirlos con mucho detalle, porque esto corresponde o la siguiente sección.
Discusión: Contiene un análisis cualitativo de los resultados e indica por qué se obtuvieron. Se buscan conclusiones con base en conocimientos previos. Pueden incluirse interpretaciones teóricas, y extenderse todo lo que sea necesario. Esta sección tiene por finalidad ayudar a entender los hallazgos experimentales y, por tanto, se permite acudir a hipótesis e interpretaciones de acuerdo con los intereses del investigador.
Referencias bibliográficas: Relación de materiales bibliográficos o audiovisuales que se ha utilizado en la realización del trabajo, asentados de acuerdo a las normas internacionales vigentes. Pueden utilizarse las Normas ISO, las Normas APA o las Normas Vancouver.
Summary: Se recomienda volver a consignar el resumen informativo, pero traducido al inglés, lo que facilitará la consulta por especialistas de esa lengua, así como, la indización y la codificación del artículo por bibliotecas o centros de documentación del extranjero.
Título del artículo: debe ser conciso, pero lo más informativo posible. Un buen titulo indica el contenido del artículo de manera suficientemente explícita y precisa para que presenten un interés práctico en las listas de títulos y para la indización y la codificación con miras al almacenamiento y la recuperación de la información; deben evitarse las abreviaturas y la jerga de los especialistas. Se presenta con mayúsculas, sin subrayar.
Autor(es): El nombre del autor o autores va centrado, debajo del título del trabajo. El nombre va con letra ordinario. No se incluyen los grados académicos. Debajo del nombre va la institución académica a la que pertenece.
Resumen informativo: La redacción debe realizarse de acuerdo o las recomendaciones formulados en la "Guía para la preparación y publicación de resúmenes analíticos destinados a la publicación", de la UNESCO. No debe contener datos que no figuren en el texto del artículo y no debe recargarse con detalles de interés secundario.
El resumen tiene una triple finalidad:
-Ayudar a los interesados para que se sumergan en la lectura de este artículo.
-Dar al lector la mayor cantidad de datos posibles a fin de que no tengan necesidad de leerlo íntegramente.
-Acelerar el trabajo de las revistas de resúmenes analíticos permitiéndoles reproducir inmediatamente el resumen, lo que contribuirá al mejoramiento general de los servicios de información científica.
Introducción: Es la primera parte del trabajo, pero no debe estar precedida de esta palabra, ya que ella no añade ninguna información. En esta sección, que debe ser razonablemente corta, es preciso hacer una exposición del problema, de su desarrollo histórico, de la forma en que se descubrieron sus principales parámetros, y del estado actual de la investigación.
Método: Es la primera sección del informe que lleva título. Tiene tres subdivisiones, cada una de las cuales va corrida hacia la izquierda y subrayada: sujetos, instrumentos y procedimiento.
Sujetos. No se usa la palabra "sujetos" sino en la subdivisión. En el cuerpo del artículo se usa siempre S (sujeto) o Ss (sujetos). En esta subdivisión, se incluye todo lo relacionado con los sujetos de experimentación, en forma tal que posibilite la replicación del experimento.
Instrumentos. Indica los aparatos usados, con todo detalle del caso. Cuando se trate de instrumentos bien conocidos, no es preciso describirlos, basta con dar la marca y el número de fabricación.
Procedimiento. muy detallado, presentará todos los pasos dados, la adquisición y extinción de la respuesta, la recuperación espontánea, etc. Esta parte del informe tiene gran importancia y debe escribirse con mucho cuidado.
Resultados: Los hallazgos del experimento pueden presentarse en tres formas: por medio de figuras o gráficos, por medio de tablas o cuadros y, verbalmente. En todos los casos, es preciso presentar también una descripción verbal de los resultados, sin discutirlos con mucho detalle, porque esto corresponde o la siguiente sección.
Discusión: Contiene un análisis cualitativo de los resultados e indica por qué se obtuvieron. Se buscan conclusiones con base en conocimientos previos. Pueden incluirse interpretaciones teóricas, y extenderse todo lo que sea necesario. Esta sección tiene por finalidad ayudar a entender los hallazgos experimentales y, por tanto, se permite acudir a hipótesis e interpretaciones de acuerdo con los intereses del investigador.
Referencias bibliográficas: Relación de materiales bibliográficos o audiovisuales que se ha utilizado en la realización del trabajo, asentados de acuerdo a las normas internacionales vigentes. Pueden utilizarse las Normas ISO, las Normas APA o las Normas Vancouver.
Summary: Se recomienda volver a consignar el resumen informativo, pero traducido al inglés, lo que facilitará la consulta por especialistas de esa lengua, así como, la indización y la codificación del artículo por bibliotecas o centros de documentación del extranjero.
Partes de Monografía
Las partes de la monografía, pueden agruparse en las tres categorías siguientes: páginas preliminares, texto propiamente dicho y, páginas complementarias:
PÁGINAS PRELIMINARES:
Hoja de título: Sólo lleva el título del trabajo.
Portada: En ella se consignan, el nombre y apellidos del autor, título del trabajo, razón de ser, nombre de la institución educativa y, lugar y fecha.
Tabla de contenido o sumario: Contiene los capítulos, títulos y subtítulos principales de la monografía, con indicación de las páginas correspondientes, donde empieza su desarrollo.
TEXTO PROPIAMENTE DICHO:
Introducción: En ella se presenta la materia en forma específica: se hace una breve exposición de las partes del tema; se revisan los antecedentes del tema (revisión bibliográfica); se exalta la importancia del tema desarrollado y, se precisan los objetivos del trabajo.
Cuerpo: Constituye la esencia de la monografía y, normalmente, se divide en capítulos y éstos, en títulos y subtítulos.
Conclusiones: Recoge las ideas principales y más interesantes encontradas en los capítulos, así como, las opiniones personales del autor.
Referencias bibliográficas: Se colocan en orden numérico y en forma correlativa, tal como aparecen citadas en el texto. A cada fuente citada se le asigna un número y lo mantiene en cualquier parte de la monografía, que se le vuelve a citar.
PÁGINAS COMPLEMENTARIAS:
Apéndices: Denominados también "anexos" o "anejos" se colocan cuando es indispensable consignar material estadístico, informes, memorias, cuestionarios, glosarios, leyes, planos o cualquier otro material complementario.
Índices: Los principales son de autores y de materias. Se colocan con el fin de orientar, específicamente, en la búsqueda de los temas relacionados con el trabajo.
PÁGINAS PRELIMINARES:
Hoja de título: Sólo lleva el título del trabajo.
Portada: En ella se consignan, el nombre y apellidos del autor, título del trabajo, razón de ser, nombre de la institución educativa y, lugar y fecha.
Tabla de contenido o sumario: Contiene los capítulos, títulos y subtítulos principales de la monografía, con indicación de las páginas correspondientes, donde empieza su desarrollo.
TEXTO PROPIAMENTE DICHO:
Introducción: En ella se presenta la materia en forma específica: se hace una breve exposición de las partes del tema; se revisan los antecedentes del tema (revisión bibliográfica); se exalta la importancia del tema desarrollado y, se precisan los objetivos del trabajo.
Cuerpo: Constituye la esencia de la monografía y, normalmente, se divide en capítulos y éstos, en títulos y subtítulos.
Conclusiones: Recoge las ideas principales y más interesantes encontradas en los capítulos, así como, las opiniones personales del autor.
Referencias bibliográficas: Se colocan en orden numérico y en forma correlativa, tal como aparecen citadas en el texto. A cada fuente citada se le asigna un número y lo mantiene en cualquier parte de la monografía, que se le vuelve a citar.
PÁGINAS COMPLEMENTARIAS:
Apéndices: Denominados también "anexos" o "anejos" se colocan cuando es indispensable consignar material estadístico, informes, memorias, cuestionarios, glosarios, leyes, planos o cualquier otro material complementario.
Índices: Los principales son de autores y de materias. Se colocan con el fin de orientar, específicamente, en la búsqueda de los temas relacionados con el trabajo.
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