PARTES DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Los documentos administrativos tienen varias partes, las mismas que, según su ubicación, constituyen el "encabezamiento", el "texto" y el "término" del documento. Es preciso advertir que estas partes, en la mayoría de los documentos administrativos, permanecen ubicadas en el mismo lugar y se las conoce con el mismo nombre.

1. ENCABEZAMIENTO
Damos el nombre de "encabezamiento" al extremo superior del documento y comprende las siguientes partes: membrete, nombre del año, lugar y fecha, código, destinatario, asunto y referencia.
2. TEXTO
Denominamos "texto" a la parte central y principal de todo documento. Las partes del texto reciben el nombre de "secciones", cuya cantidad y denominación depende de cada clase o tipo de documento. (Se estudian al tratar cada documento).
3. TÉRMINO
Conocemos como "término" al extremo inferior del documento y está integrado por las siguientes partes: antefirma, firma, pos firma, sello, anexo, "con copia" y pie de página.
Las partes que acabamos de indicar son las más importantes y corresponden a los documentos administrativos más usados; del mismo modo, están designados por sus nombres más difundidos.
Hay documentos que tienen todas estas partes, pero hay también los que tienen sólo algunas, como veremos al estudiar cada uno de ellos.

4. ESTUDIO DE LAS PARTES DEL ENCABEZAMIENTO

41. MEMBRETE
El membrete es la inscripción que identifica a la institución, organismo, entidad o empresa que remite el documento. El membrete comprende, como mínimo, los siguientes elementos:
4.1.1. En los ministerios, el Gran Sello del Estado y el nombre del respectivo ministerio: '. ,., .
MINISTERIO DE LA MUJER

4.1.2. En las entidades privadas, el nombre o razón social de la empresa o entidad:
DISTRIBUIDORA "UNIVERSAL"

OBSERVACIONES:
a) El membrete, además de los elementos mínimos que hemos señalado, puede contener emblemas, figuras, dibujos, direcciones, número telefónico y de fax u otras referencias de interés. Veamos los siguientes ejemplos:

EMPRESA DE TRANSPORTES "JESÚS OBRERO" S.A.
Av. España 234, Telf. 4537651 LIMA -PERÚ

b) El membrete se imprime en la parte superior izquierda de los papeles y sobres correspondientes:
1) En el papel A4, a un centímetro y medio de los bordes superior e izquierdo
2) En el papel A5 y en los sobres de carta y oficio, a un centímetro de los mismos bordes.
c) A pesar que el membrete se imprime en la parte superior izquierda en la mayoría de los documentos, puede variar su ubicación imprimiéndose especialmente en la parte superior central del papel:
d) En la impresión de los membretes debe existir armonía o equilibrio entre los tipos de letras utilizados y las figuras o ilustraciones que pudieran acompañarlos.
e) Al membrete se le llama también "timbre".
f) El papel membretado o timbrado se emplea únicamente para redactar documentos oficiales, o sea, sólo para aquéllos que proceden de las autoridades, funcionarios o representantes del más alto nivel jerárquico, porque su impresión resulta a veces costosa.
g) 4.2. NOMBRE DEL AÑO
h) El nombre del año es la denominación que da el gobierno a cada año calendario, mediante ley o decreto supremo. Por ejemplo, el año de 2011 ha sido denominado:
"AÑO DEL CENTENARIO DEL DESCUBRIMIENTO DE MACCHU PICCHU"
i) Cada año calendario recibe un nombre diferente. El gobierno, con la denominación que otorga a cada año, trata de expresar un programa, un proyecto, un ideal, o pretende reconocer algún acontecimiento de trascendencia para nuestro país.
j) Esta denominación del año debe escribirse o imprimirse en toda comunicación escrita de carácter oficial que se difunde en las instituciones públicas.
k) El nombre del año se ubica en la parte céntrica superior de la hoja. Se escribe con letras mayúsculas y entre comillas, como se ve en el siguiente esquema:
l) UBICACIÓN DEL NOMBRE DEL AÑO
Observaciones:
a) Algunas instituciones que utilizan abundante documentación oficial hacen imprimir el nombre del año en una cantidad determinada de hojas, más o menos en la que necesitan para usarlas durante el año; pero, en cambio, otras, emplean sellos rectangulares con dicho nombre para estamparlos en las hojas que las requieran. Recurren a estos sellos, con la finalidad de no quedarse con hojas impresas a fin de año con la denominación que fenece.
b) En los documentos oficiales que circulan únicamente en el interior de las instituciones públicas, el uso del nombre del año no es obligatorio, pero si en las comunicaciones escritas que se envían fuera de ellas.

4.3. LUGAR Y FECHA
El lugar y fecha es la parte que indica dónde y cuándo se elabora el documento. Comprende el nombre de la localidad y el día, el mes y el año de su elaboración. Por ejemplo: , 07 de mayo de 2007
Observaciones:
a) El lugar y fecha se escribe de dos maneras: "Lima, 17 de febrero de 2007" y "Lima, febrero 17 de 2007". La primera forma de escritura es tradicional y la segunda, de uso reciente, introducida por influencia del inglés.
b) La denominación del lugar puede suprimirse en los siguientes casos:
1) Cuando el documento se difunde en el interior de una institución que no tiene sucursales. Por ejemplo, en los memorandos que se difunden en el Centro de Salud de Chimbote, en los que el nombre de la localidad se sobreentiende.
2) Cuando el nombre del lugar ya aparece en el membrete:
SERVICIOS TURÍSTICOS "HUASCARÁN"
Jr. lea 156, Telf. 986754 HUARAZ,
12 de Abril del 2007
c) Algunos documentos se redactan dejando en blanco el espacio correspondiente a la fecha hasta que sea revisado y firmado.
Concluida la revisión y refrendado el documento con la firma respectiva, recién se añade la fecha utilizando un sello fechador:
Cusco, 20 AGO 07
d) En los documentos de circulación interna, se puede abreviar la fecha de diferentes maneras: 15 Jun 07,15/06/07, 15-06-07 , 15-VI-07, 07-06-15.
e) Los documentos que se redactan en el período comprendido entre el uno y el nueve de cada mes llevan escrita la fecha con un cero a la izquierda, con el fin de prevenir alguna adición numérica en el futuro. Por ejemplo:
Chiclayo, 06 de Agosto de 2007
f) La denominación del lugar se separa de la fecha por medio de coma, el nombre del mes se recomienda escribir con minúscula y el año calendario no lleva coma después de la cifra de mil, así:
Huánuco, 12 de mayo de 2007
g) El lugar y fecha no tiene ubicación fija en los documentos: en la mayoría, se ubica en el encabezamiento; en otros, como en las solicitudes, las constancias y los certificados, debajo del texto, en reemplazo de la antefirma.

4.4. CÓDIGO
El código es la parte que individualiza al documento e identifica a la institución y/o dependencia remitente.
Las instituciones y dependencias codifican los documentos que elaboran por medidas de control y seguridad. Las copias de dichos documentos se archivan en orden cronológico y en forma correlativa para que cualquier añadido, sustracción, cambio u otra irregularidad sea descubierta fácilmente.
El código está compuesto por los siguientes elementos:
4.4.1. El nombre completo del documento y la abreviatura de la palabra "número", con mayúsculas. Por ejemplo: OFICIO N°.
4.4.2. El número correlativo asignado al documento, integrado por tres dígitos, que se renuevan anualmente: 025;
4.4.3. Las dos últimas cifras del año calendario en el cual se redacta el documento, entre guiones: - 07-; y
4.4.4. Las siglas de la institución, empresa y/o dependencia que elabora el documento, separadas por guión o barra oblicua: FCCAA-EPCA o FCCAA/EPCA.
Al unir los elementos estudiados, el código queda estructurado del siguiente modo:
OFICIO N° 025 - 07 - FCCAA - EPCA
Esta codificación permite singularizar plenamente al documento: se trata del oficio número 25, del año de 07, elaborado por Facultad de Ciencias Contables y Administrativas (FCCAA), específicamente, por la Escuela Profesional de Ciencias Administrativas (EPCA).

Observaciones:
a. Todo el código se subraya y al finalizar su redacción no se coloca punto ni otro signo de puntuación.
b. La cantidad de cifras o dígitos (dos, tres, cuatro o más) que se emplea en la numeración de los documentos varía considerando la frecuencia con la que se usan en un año. Por ejemplo, si un documento se utiliza bastante en un año, su numeración se puede indicar con tres o cuatro dígitos; en cambio, si se emplea poco, bastará con dos.
c. Por otro lado, conviene hacer notar que cada documento, individualmente, tiene su correspondiente numeración correlativa anual. Por ejemplo, el memorando simple, el memorando múltiple, el oficio simple y el oficio múltiple tienen, cada uno, su propia numeración.
En cada oficina, al inicio del año calendario, se elaboran tablas numéricas para cada documento o se lleva un registro. Los números se van tañando o anulando con una "X" al momento de su asignación a tal o cual comunicación escrita.
Los registros o las tablas numéricas sirven para facilitar el control de la numeración de los documentos, así como para cotejar la cantidad de los redactados con las copias existentes en los archivos.
d. En la utilización de las siglas, debemos tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
1) En las comunicaciones de circulación interna, se usan solamente las siglas de la dependencia que envía el documento. Por ejemplo, en el memorando que remite el jefe de la Unidad de Planificación al de Personal se consigna sólo las siglas de la unidad remitente: MEMORANDO N° 117-07-UP:
2) En cambio, en las comunicaciones de circulación externa y en las internas que requieran de la firma de la máxima autoridad de la institución, se emplean obligatoriamente las siglas de la institución y de la dependencia que elabora el documento. Por ejemplo, en el oficio que remite el director de Planificación de la Región Grau al alcalde del Concejo Provincial de Piura, se consideran dos siglas: de la región y de la dependencia respectiva: OFICIO N° 065-07-RG-DP:

3) Si hay necesidad de mencionar las siglas de dos o más dependencias, dichas siglas se indican considerando el grado de subordinación que existe entre ellas, de mayor a menor jerarquía. Y si las dependencias son del mismo nivel, sus siglas se escriben en orden alfabético;
4) Un trabajador no puede estructurar a su criterio las siglas de la dependencia donde labora: corresponde a la institución determinar las siglas de sus dependencias;
e. Debido a la creciente modernización y mecanización de las entidades,
las siglas de muchas instituciones y sus dependencias vienen siendo reemplazadas por números o series computarizadas. Por ejemplo, hay empresas que codifican así: CIRCULAR N° 007 - 07 - 11

f. En algunas instituciones, el número que corresponde a los documentos se escribe a mano, luego que han sido firmados, por ejemplo, así:
OFICIO N° 12-07-DRA LW
g. Hay documentos que no llevan numeración ni siglas, porque se elaboran pocas veces, tales como:
1) Las actas y los certificados que expiden algunas instituciones. Pero si estos documentos aumentan su uso, deben ser codificados;
2) Los memorandos e informes redactados por los trabajadores que no ocupan cargos administrativos. Estos documentos llevan sólo su respectiva denominación en la parte céntrica superior de la hoja.
3) La solicitud y las cartas de poder, notarial y familiar por ser redactadas por personas naturales o por trabajadores como si fueran tales.

4.5. DESTINATARIO
El destinatario es la parte que identifica a la persona, dependencia, institución o empresa a quien se remite el documento.
Todas las comunicaciones escritas no llevan expresamente destinatario (por ejemplo, la resolución, la directiva, el contrato, el certificado y el acta no tienen esta parte); y los documentos que sí lo llevan no lo redactan de manera similar.

4.6. ASUNTO
El asunto es el resumen o la síntesis del contenido de un documento o del motivo que le da origen.
Está integrado por los siguientes elementos:
4.6.1 La palabra "Asunto" seguida de dos puntos; y
4.6.2 Una frase que sintetiza el contenido o el motivo del documento, en forma breve y precisa, tipo telegrama (con pocas palabras, pero que se comprenda). Por ejemplo:
Asunto: Concurso de plazas docentes.
En la complejidad del mundo actual, el uso del asunto en los documentos juega un papel muy importante: permite conocer de manera rápida el tema o el motivo de la comunicación, sin mayores esfuerzos ni necesidad de mucho tiempo. Pero el uso del asunto no sólo ofrece esta ventaja, sino también facilita la elaboración, la clasificación, el tratamiento y el archivamiento de los documentos que lo llevan.
Observaciones:
a) Un documento debe desarrollar solamente un asunto. Sin embargo, en casos excepcionales, podrá tratar dos o más temas estrechamente vinculados entre si.
b) El asunto no puede ser una frase rutinaria, que se repita indistintamente en todos los documentos. Expresiones como "Asunto: Lo que se indica" o "Asunto: En el texto" no deben usarse, porque no dicen nada sobre el contenido del documento. El asunto es como el título de un artículo periodístico que sintetiza su contenido, y que apenas lo vemos, nos da una idea general de lo que trata.
c) A veces sucede que la redacción del asunto se nos hace difícil, debido a nuestra poca experiencia o habilidad; pero esta redacción se facilita dejándola para cuando se ha terminado de elaborar todo el texto, momento en el cual ya se sabe realmente cuál es el contenido exacto de la comunicación.
d) La escritura de la palabra "asunto" se uniformiza con la del tratamiento del destinatario y de la palabra "referencia", (sobre este tema lea la observación "d" de la página subsiguiente).
e) La frase que sintetiza o resume el contenido del documento se puede escribir de dos maneras:
1) Con mayúscula solamente la letra inicial de la primera palabra de
la frase (y de los nombres propios, si hubiere):
Asunto : Compra de útiles de escritorio.
2) O con mayúscula la letra inicial de todos los sustantivos, adjetivos, verbos y adverbios, así:
Asunto : Compra de Útiles de Escritorio.
Ante estas dos posibilidades de escritura, debemos adoptar solamente una de ellas y conservaría cada vez que sea necesario.
f) Como el asunto es una parte de uso reciente, algunos documentos todavía no lo emplean, pero conviene que se vaya difundiendo porque es sumamente útil.

4.7. REFERENCIA
La referencia es la parte que hace mención a los antecedentes del documento que se elabora. Es una parte complementaria porque su uso no es necesario en todas las comunicaciones ni en todos los casos. La llevan únicamente las comunicaciones que contestan o reiteran documentos anteriores.
Esta parte comprende:
4.7.1.El término "referencia" (completo o abreviado) seguido de dos puntos; y
4.7.2.E1 código y la fecha simplificados o abreviados del documento que sirve de antecedente. Por ejemplo:
Ref.: Ofic. N° 123-07-OR,
de 19 de Mayo, de 2007
El empleo de la referencia evita repetir el asunto del documento que se contesta o reitera, así como facilita la ubicación de la copia o del original de dicha comunicación en el archivo correspondiente.
Observaciones:
a) No debemos confundir asunto con referencia, porque son dos partes diferentes. Como sabemos, el asunto resume el contenido o el motivo de la comunicación que se redacta y la referencia si se usa menciona a su antecedente, el que puede ser el documento al cual se da respuesta, el remitido anteriormente o cualquier otro relacionado con el que elaboramos y que hay necesidad de referirse a él.
b) Cuando se requiere indicar en la referencia dos o más antecedentes, éstos se mencionan en orden cronológico: de mayor a menor antigüedad. Veamos:
Ref. : Of. Múlt. N° 029-07-DRE, de 20-06-07; Inf.
N° 009-07-DI, de 02-07-07. y Memo. N° 235-07-UP, de 11-09-07
c) A veces la referencia reemplaza al asunto; en este caso, la referencia
ocupa el lugar del asunto:
Señor: Ref. :
Pero si el uso de las dos partes es necesario, la referencia se ubica debajo del asunto:
Señor : Jefe de Personal
Asunto : Otorgamiento de vacaciones
Ref. : RDRN"346-07-DRA/RCH, de 26 de Dic. de 2007.
d) La escritura de las palabras "asunto" y "referencia" debe uniformizarse con la del tratamiento del destinatario. Por ejemplo, si el tratamiento
"señor" se escribe con mayúsculas, "asunto" y "referencia" deben escribirse también así:
SEÑOR : ASUNTO: REF. :
y si el tratamiento se escribe solamente con la letra inicial mayúscula, dichas palabras deben escribirse de igual manera:
Señor :
Asunto :
Ref. :
Esta segunda forma de escritura es la más difundida.
e) Si el documento que sirve de antecedente no tiene código, en la referencia del que se redacta se señala solamente el nombre y la fecha simplificados del citado documento. Por ejemplo:
Asunto : Justificación tardanza.
Ref. : Memo, de fecha 14-03-07
NOTA SOBRE EL VOCATIVO
El vocativo es una palabra o frase de cortesía que se utilizaba antes de empezar la redacción del texto. Veamos algunos ejemplos de vocativo:
Señor Director:
Muy señor mío:
De mi mayor consideración:

5. ESTUDIO DEL TEXTO
El texto o cuerpo es la parte sustancial o principal de todo documento; comprende el desarrollo ordenado del mensaje que se desea transmita.
5.1. CARACTERÍSTICAS VITALES DEL TEXTO
El texto de todo documento administrativo debe reunir las siguientes características que como su nombre lo indica son vitales y no deben faltar ninguno de ellos. Dichas características son:
5.1.1. Claridad: Todo documento debe ser claro, inteligible, de fácil comprensión. Se debe buscar que las ideas expuestas lleguen al lector con suma facilidad.
5.1.2. Integridad: Toda comunicación debe contener y desarrollar todas las ideas referidas al tema o asunto que se transmite; la misma que al ser leída no debe presentar vacíos, dudas ni ambigüedades. O sea que la información que se proporcione debe ser completa y coherente.
5.1.3. Brevedad: Todo documento debe ser breve y ágil, sin palabras y frases innecesarias. Las ideas deben ser expresadas sin rodeos, en forma directa y precisa.
5.1.4. Cortesía: El tono de la redacción debe ser respetuoso, cordial, capaz de persuadir positivamente al lector.
Todo documento debe redactarse teniendo en cuenta la jerarquía del destinatario, pero sin llegar a la sumisión ni adulación y sin descuidar el respeto que merece también el subalterno.
5.1.5. Corrección: Al redactar documentos, no debemos cometer errores gramaticales ni ortográfica.

5.2. ETAPAS DE LA ELABORACIÓN DEL TEXTO
La elaboración del texto comprende las siguientes etapas:
5.2.1. Concepción: Es la etapa inicial en la elaboración del texto. Se realiza en forma mental, y permite formarnos una idea, la más aproximada posible de lo que será nuestro texto. Más o menos, nos da una pauta de lo que tendremos que hacer.
5.2.2. Recolección de Datos: Una vez que se tiene la idea del documento a redactar, se procede a reunir todo el material y la información necesaria.
En la recolección de datos la información que se reúna debe proceder de fuentes confiables.
5.2.3. Bosquejo Sintético de Ideas: Se hace anotaciones cortas, tipo telegrama, de las principales ideas que contendrá el documento.
Este bosquejo es el esqueleto del documento.
5.2.4. Elaboración del Borrador: Una vez que las ideas han sido bosquejadas, se empieza la elaboración del borrador, que no viene a ser más que el desarrollo de dichas Ideas. Este desarrollo requiere de toda nuestra experiencia, capacidad, conocimientos y creatividad para lograr el texto que deseamos.
5.2.5. Evaluación del Borrador: La evaluación del borrador se desarrolla en dos momentos:
a) En primer lugar, el borrador es sometido a varias preguntas para verificar si el texto que acabamos de elaborar reúne las características vitales de claridad, integridad, brevedad, cortesía y corrección.
b) En segundo lugar, el texto es sometido íntegramente a una lectura atenta en voz alta y de corrido; y si no se puede en voz alta, deberá leerse en forma silenciosa, pero tratando de reproducir mentalmente nuestra entonación.
5.2.6. "Pasado en Limpio" del Borrador: El borrador, una vez evaluado con seriedad, es "pasado en limpio", o sea, transferido a otra hoja.
Pero esta acción debe realizarse con sumo cuidado, porque hay quienes en esta etapa vuelven a cometer errores.
Por último, la persona que firmará el documento, deberá leerlo una vez más, con mucha atención y concentración, para estar plenamente seguro que lo que va firmar no tiene errores que podrían dañar su prestigio.

5.3. IDENTIFICACIÓN DE DIVISIONES DEL TEXTO
Las ideas que se transmiten por medio de un documento, muchas veces necesitan ser divididas o agrupadas unas con otras teniendo en cuenta el grado de relación lógica que existe entre ellas.

6. ESTUDIO DE LAS PARTES DEL TÉRMINO
6.1. ANTEFIRMA
La antefirma es la palabra o frase de cortesía que se emplea cuando se ha concluido la redacción del texto de un documento administrativo. Como su nombre lo señala, precede a la firma del responsable de la comunicación.
En la actualidad, la fórmula que más se usa como antefirma viene a ser la palabra "atentamente", seguida de coma. La fórmula "Dios guarde a Ud." ya no se utiliza.
Hay documentos que no llevan antefirma, tales como la resolución, la directiva, el contrato, el certificado, el acta, la solicitud y el convenio.
6.2. FIRMA
La firma comprende el nombre, el apellido o los apellidos y la rúbrica estilizados de la persona que se responsabiliza del documento.
Observaciones:
a) La persona que ha firmado el original de un documento puede dejar de firmar sus copias, en las cuales se estampará su sello facsimil o aquel que reemplace a este sello.
b) Si son dos los responsables de un documento, firma al lado izquierdo de la hoja el de mayor Jerarquía, o si son del mismo nivel jerárquico, el más antiguo en el cargo; y si son de la misma antigüedad en el cargo, firma en ese lado, el que mayor participación ha tenido en la actividad o asunto que se Informa. Cuando los firmantes son más de dos, firman uno a continuación de otro, teniendo en cuenta su jerarquía, antigüedad en el cargo y/o el grado de intervención en la labor o gestión efectuada.
c) El servidor que visa o autoriza la remisión o la expedición de ciertos documentos (como algunos informes, certificados, copias certificadas, directivas y resoluciones) firma, rubrica o coloca su media firma al lado izquierdo o debajo de la firma del que ha redactado el documento, en señal de conformidad. La rúbrica o media firma viene a ser aquel rasgo o trazo peculiar que nos pertenece y que en nuestra firma acompaña a nuestro nombre y apellido.
El que visa o autoriza un documento encabeza su firma, rúbrica o media firma con la abreviatura de la frase "visto bueno": V0b", que es la fórmula de certificación más difundida en nuestro medio.
6.3. POSFIRMA
La posfirma es la parte que identifica al responsable de la comunicación. Está compuesta por los siguientes elementos;
6.3.1. Profesión o grado académico, en forma abreviada, del responsable del documento. Por ejemplo: Ing.:
6.3.2. Nombre o nombres y apellidos del mismo, con mayúsculas: ÓSCAR PALOMINO SÁNCHEZ; y
6.3.3. Cargo que desempeña, cuyos sustantivos y adjetivos se escriben con letra inicial mayúscula: Jefe de Planificación.
Ing. ÓSCAR PALOMINO SÁNCHEZ Jefe de Planificación
Observaciones:
a) Por Ley N° 24310, vigente en el Perú desde el 21 de setiembre de 1985, "la denominación de todo honor, grado académico, título profesional, oficio, función pública, cargo, empleo u otra actividad ocupacional o laboral, cualquiera que sea su origen o nivel, será expresada, cuando corresponde a la mujer, en género femenino, si ella es posible gramaticalmente". En consecuencia, debe decirse ingeniera, abogada, arquitecta, contadora pública, licenciada, médica cirujana, médica veterinaria, químico-farmacéutica, odontóloga, etc. si el título profesional corresponde a una mujer; del mismo modo, debe llamarse presidenta, ministra, rectora, decana, directora, jefa, secretaria general, contadora general, asesora, inspectora, auditora, gerente general, jueza, fiscala, etc. si el cargo correspondiente lo ejerce también una mujer.
b) Si una persona tiene dos o más títulos profesionales o grados académicos, en la posfirma utiliza solamente la abreviatura de su título profesional o grado más alto. Y si éstos son del mismo nivel, emplea la abreviatura del título o grado de mayor prestigio social.
c) Si una persona ocupa dos o más cargos administrativos simultáneamente, en la posfirma indica sólo el cargo más alto; y si son del mismo nivel, hace mención al cargo que ocupa en calidad de titular.
d) Si la persona cuya identificación aparece en la posfirma no puede firmar el documento por algún motivo y hay urgencia de remitirlo, podrá firmarlo su reemplazante pero colocando una :;p': delante del primer elemento de la posfirma, así:
p. Prof. ALVARO ALEGRÍA SOTO Director
La "p" significa: "firmo por ..."
Se recomienda "firmar por otro" solamente en documentos internos, de remisión inmediata, no comprometedores.
e) Antiguamente, la posfirma aparecía encabezada por una raya horizontal sobre la cual se firmaba; en la actualidad, dicha raya ya no se utiliza y la firma recae directamente sobre la posfirma. Por ejemplo:
CP. JOSÉ ARENAS DEL CAMPO Contador General
Esa raya horizontal ha quedado relegada para los sellos de posfirma y de colegiatura.
f) En la denominación del cargo que se desempeña en forma transitoria, se añade cualquiera de los detalles siguientes:
1) La abreviatura de la frase latina "ad interim", entre paréntesis:
Líc. CARLOS PAREDES PINTO Director (a.i.)
(La frase "ad interim" significa "provisional", "interino").
2) La palabra "encargado"_
Eco. LUIS ARBULÚ NÚÑEZ Jefe Encargado
o su abreviatura, entre paréntesis:
Eco. LUIS ARBULÚ NÚÑEZ Jefe (e)
3) O el término "accidental" (difundido en las instituciones castrenses):
Cap. PNP. ELIAS CAMPOS PIEDRA Jefe Accidental del Frente Policial de Huacho
g) La posfirma del servidor que sin ser profesional ocupa cargo administrativo se consigna así:
GUIDO ROSALES LORA Jefe
y del que siendo profesional no ocupa cargo, se detalla:
Ing. Jesús Bárreto Ríos
h) La posfirma de los servidores que no tienen cargo ni profesión y de las personas naturales (y de las consideradas como éstas) comprende únicamente sus nombres y apellidos escritos del modo siguiente:
José Calle Barrenechea
(Los que firman solicitudes y cartas familiares, notariales y de poder lo hacen como personas naturales, por más que ocupen cargos y tengan profesión).
i) En muchas instituciones, la posfirma ya no se mecanografía, sino se estampa el sello de posfirma.
j) El sello de posfirma es reemplazado por el sello de colegiatura cuando el responsable de la comunicación firma un documento de su competencia profesional.
6.4. SELLO
El sello es el instrumento que autentica o legaliza el documento que se envía: refrenda la firma del responsable de la comunicación.
Este sello tiene la forma redonda o circular en los organismos dependientes del Estado, y puede tener otras en el Sector Privado. Lo usan todas las personas que ocupan cargos directivos. Recibe el nombre de "sello de legalización".
6.5. ANEXO
El anexo es una parte opcional. Se emplea únicamente cuando al
documento que remitimos hay necesidad de acompañar objetos u otros documentos, como recibos, facturas, certificados, planos, tablas, testimonios, fotografías, casets, videos, diskets, etc., para sustentar el pedido que se realiza o ilustrar la información que se proporciona. Por ejemplo, se usa anexo en la solicitud que lleva adjunta un certificado de estudios. El anexo está integrado por:
6.5.1. La palabra "anexo" (todo con mayúscula o sólo su letra inicial), subrayada, seguida de dos puntos; y
6.5.2. El nombre del objeto o del documento que se acompaña. Así: ANEXO: Copia de la R.R. N? 176-07-UNA, de 15-05-0/
Observaciones:
a) Si los objetos o documentos que se acompañan al que redactamos son dos o más, se utiliza el término "anexos" y se los ordena y enumera teniendo presente uno de los criterios que mencionamos en la observación siguiente. Por ejemplo:
ANEXOS:
1. Partida de nacimiento.
2. Certificado de trabajo.
3. Declaración jurada.
b) Los objetos o documentos que se anexan se ordenan y enumeran teniendo en consideración uno de los siguientes criterios:
1) La antigüedad de los objetos o documentos (de mayor a menor antigüedad);
2) La importancia que tienen;
3) El orden en el cual aparecen citados en el documento al queacompañan; y
4) El orden en el que los requieren algunas instituciones, por ejemplo,
en sus reglamentos o bases de concurso.
c) Cada objeto o documento que se acompaña lleva una inscripción integrada por la palabra "anexo", con mayúsculas, y el número que se le asigna en el ordenamiento respectivo. Los documentos la llevan en la parte superior derecha de la primera página. Por ejemplo:
ANEXO 01
d) Los documentos que se adjuntan, una vez ordenados y enumerados se engrapan o se ponen en un fólder y luego se envían conjuntamente con la comunicación a la cual acompañan.
6.6. "CON COPIA"
La "con copia" es la parte que identifica o hace mención a las autoridades, dependencias y/o servidores a quienes se envían copias del documento que se redacta. Comprende los siguientes elementos:
6.6.1. El encabezamiento, que viene a ser la abreviatura de la frase "con copia", así: c.c, y
6.6.2. La relación de las autoridades, dependencias y/o servidores a quienes se remiten las copias del documento. Por ejemplo:
c.c:
Dirección Sub dirección Archivo.
Observaciones:
a) Esta parte denominada provisionalmente "con copia" se usa en todos
los documentos cuyas copias hay necesidad de hacer conocer a autoridades, dependencias o servidores que, por función o a juicio del remitente, deben enterarse de lo que se está remitiendo. Pero en 5 documentos que son: oficio múltiple, memorando múltiple, directiva, carta circular y circular esta frase "con copia" se reemplaza por la palabra "distribución", que se escribe en forma completa, con mayúsculas, subrayada y seguida de dos puntos:
DISTRIBUCIÓN:
Dpto. de Adquisiciones Dpto. de Ventas Almacén Archivo.
Este cambio de "con copia" por "distribución" no es por gusto; se debe a que las personas o dependencias consideradas en la "distribución" de esos 5 documentos son sus destinatarios, por lo que están obligadas a cumplir o a asumir sus responsabilidades» en lo que les atañe; mientras que quienes están consideradas en la "con copia" sólo tienen la obligación de "tomar conocimiento" de lo que se ha enviado, para que se mantengan informados de lo que está sucediendo, pudiendo actuar o no cuando lo crean conveniente.
b) En un documento no se puede emplear al mismo tiempo "con copia" y "distribución"; hay que usar solamente a una de ellas. En caso de requerir el empleo de las dos formas, dentro de una se incluiría a lo que correspondería a la otra.
Las autoridades, dependencias y/o servidores a quienes se envían copias de un documento, se mencionan de mayor a menor jerarquía en orden alfabético, al ser del mismo nivel jerárquico), uno debajo de otro, a un solo espacio, asi;
ce:
Oficina de Bienestar Social Prof. Juan Pineda Vila Bach. Luis Cano Solís Archivo.
DISTRIBUCIÓN:
Unidad de Transportes Ing. Raúl Huerta Torres Srta. Blanca Vallejo Guerra Archivo.
d) Si hay necesidad de mandar más de una copia a alguna dependencia o persona o para su conservación en el archivo, el número de las mismas se especifica a continuación de sus nombres, entre paréntesis:
ce:
Unidad de Estadística Área de Programación Archivo (02).
DISTRIBUCIÓN:
Dirección Regional
Oficina de Administración (04)
Unidad de Población y Des. (11)
Archivo.
e) Cuando los destinatarios de las copias son varios, se los agrupa bajo denominaciones genéricas y se especifica, entre paréntesis, el número
de ejemplares que les corresponde:
DISTRIBUCIÓN:
Gerencia General
Subgerencias (02)
Jefaturas (08)
Interesados (25) Archivo.
f) Todo documento se redacta, por lo menos, con una copia, para que quede como prueba de su elaboración. Esta copia, debidamente sellada, firmada o rubricada por la persona que recibe su original, se guarda en el archivo de la dependencia remitente o queda en poder de quien lo redactó para su archivo personal.
g) El que recepciona un documento estampa su sello, firma o rúbrica en la copia o el respectivo cuaderno de cargos, indicando el día y la hora en que lo recibe. Esta acción constituye prueba de su recepción. Por ejemplo:
ce:
Dpto. de Marketing Área de Servicios Archivo.
h) En el documento que se redacta con una sola copia se indica: "ce. Archivo", sin los dos puntos, que ya no se colocan porque no encabezan enumeración. En este caso, esta parte puede eliminarse, pero debe entenderse que el documento ha sido elaborado con una copia para el archivo.
i) La "con copia" y "distribución" se pueden eliminar en los documentos de circulación externa.
6.7. PIE DE PÁGINA
El pie de página es la parte que identifica a los responsables de la elaboración del documento. Comprende las iníciales del nombre o nombres y de los apellidos de la persona que se menciona en la posfirma y de aquélla que se encargó de su mecanografiado o digitación a computadora.
Estas iníciales se colocan al culminar la redacción del documento, en el lado inferior izquierdo, separadas por una barra oblicua, del siguiente modo: con letras mayúsculas, las iníciales de la persona que figura en la posfirma; y con minúsculas, de quien se encargó de mecanografiarlo o digitarlo. Por ejemplo, si fueran Rubén Tirado Palomino, el que aparece en la posfirma, y Nelly Orellano Páucar, la secretaria que mecanografió la comunicación, las iníciales de aquellas personas se consignan así en el pie de página: RTP/nop.
Observaciones:
a) Cuando la naturaleza de la comunicación, su contenido o cualquier otra circunstancia obligan a que sea la misma persona quien proyecte el documento la encargada de su mecanografiado, sólo se coloca las iniciales de aquella persona con mayúscula: PTF.
b) Si el documento es preparado en equipo o si es tan elemental o rutinario, se coloca solamente las iniciales de la persona encargada de su mecanografiado o digitación, con minúsculas: ytr.
c) Entre las letras de las iniciales de las personas responsables de la comunicación, no se coloca puntos. El punto se gráfica únicamente al finalizar todo el pie de página, por ejemplo: MHT/tfd.
d) Los documentos redactados por personas naturales y por aquéllas consideradas como tales no llevan pie de página, porque se supone que sus únicos responsables son sus firmantes.